Charlemagne

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2024-2025 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

Étant donné la désactivation de la fonction permettant de générer un relevé des apprentissages et afin de répondre au besoin des organismes scolaires quant à la consultation rapide du dossier de sanction d'un élève, un nouvel écran « Consulter le relevé des apprentissages » a été conçu afin d'afficher rapidement toutes les informations qu'on trouve normalement sur un relevé des apprentissages. Cet écran se trouve sous l'onglet « Sanction ».

Il n'y a aucune action requise de votre part pour accéder à ce nouvel écran si vous aviez déjà accès à la fonction permettant de générer un relevé des apprentissages. En effet, l'accès à cet écran a été ajouté aux mêmes profils d'utilisation qui permettaient d'accéder à cette fonction.

Il est à noter que la fonction permettant de générer un relevé des apprentissages n'est toujours pas remise en fonction pour l'instant, mais quand elle le sera, le bouton « Imprimer » permettant de l'utiliser sera dorénavant dans ce nouvel écran au lieu de l'écran « Gérer les résultats des apprentissages ».

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2023-2024 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

Veuillez noter que la fonction permettant la production du rapport d’un dossier d’élève au PPS (CHA060102R) est de nouveau disponible. Cependant, celle-ci ne pourra plus être demandée directement à partir de l’écran « Consulter le dossier sommaire ». Toute demande de ce rapport devra donc être faite à partir de l’écran « Demander l’exécution d’un rapport, d’une liste ou d’un fichier » accessible sous l’onglet « Soutien à la tâche ».

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2022-2023 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2021-2022 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2020-2021 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2019-2020 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

Veuillez noter qu’un nouvel onglet « Productions ministérielles » a été ajouté au système Charlemagne. Cette nouvelle fonctionnalité permettra au Ministère d’y déposer certains documents destinés aux organismes scolaires. L’utilisateur exécutant une recherche à l’aide de cette fonctionnalité y verra tous les documents auxquels il a accès. Si vous avez des questions quant au contenu de ces productions, vous devez vous adresser à l’adresse de courriel infostat@education.gouv.qc.ca.

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2018-2019 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

En application à partir de l'année scolaire 2018-2019, la Loi sur l’instruction publique (LIP) a été modifiée afin d’élargir la gratuité scolaire pour certaines catégories de non-résidents du Québec.

Afin d’être cohérent avec ces modifications apportées, les codes d’exemption au paiement des droits de scolarité se devaient d’être révisés. Les différents guides de déclaration ont donc été modifiés par l’ajout de nouveaux codes et d’une nuance entre les réseaux public et privé. De plus, un ordre hiérarchique, présenté sous forme de « blocs », doit maintenant être pris en considération dans le choix de l’exemption accordée à l’élève. Vous trouverez toutes ces modifications dans les différents guides de déclaration.

Dans le cadre du déploiement du nouveau service ministériel qui sera rendu aux élèves et qui leur permettra de venir consulter leurs résultats des apprentissages en ligne, le Ministère utilisera, entre autres, le « Numéro de dossier dans l’organisme scolaire » transmis sur la déclaration comme donnée d’identification de l’élève. Or, afin de s’assurer de la présence de ce numéro au Ministère, à partir de l’année scolaire 2018-2019, le « Numéro de dossier dans l’organisme scolaire » deviendra une donnée obligatoire sur toute déclaration de financement (FIN) et de fréquentation (FRE) reçue au Ministère et qui concerne la formation professionnelle (FP), la formation générale des adultes (FGA) ou le deuxième cycle du secondaire en formation générale des jeunes (FGJ). L’absence de cette donnée entraînera donc le rejet de la déclaration. Il est à noter que les déclarations de sanction (SAN) ne seront pas concernées par cette validation.

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2017-2018 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

À partir de l'année scolaire 2017-2018, la façon de déclarer les compétences à la carte en formation professionnelle sera entièrement revisitée.

Le nouveau type de parcours « 19 » (Compétences à la carte) a été créé et sera réservé uniquement à cet usage. La source de financement « 02 » (Ministère - Enveloppe dédiée) ainsi que l'autre mesure « 14 » (Compétences à la carte) seront retirées donc retirées à partir de l'année scolaire 2017-2018 étant donné qu'elles ne seront plus utiles dans cette nouvelle façon de déclarer les compétences à la carte.

Les nouvelles versions du guide de déclaration et du tableau synthèse en formation professionnelle ont été déposées et font état des changements apportés.

Depuis le 25 septembre 2016, il est désormais possible de transmettre sur une déclaration les informations d'un élève ayant reçu des services de francisation en formation à distance à la formation générale des adultes (FGA). Ceci s'applique à partir du 1^er juillet de l'année scolaire 2016-2017.

Concrètement :

• le service d'enseignement « 08 » (Francisation) peut maintenant être transmis lorsque le parcours est « 17 » (Formation à distance);
• le type de service de formation « 05 » (Formation à distance) peut maintenant être transmis avec un service d'enseignement « 08 » (Francisation) et un parcours « 12 » (Formation spécifique).

Le tableau synthèse 2016-2017 de la déclaration en FGA a été mis à jour et est disponible à l'onglet « Documentation ».

• Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2016-2017 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

• Nous vous rappelons qu'une valeur doit être transmise dans le champ « Cohorte » sur les déclarations d'AEP de l'année scolaire 2015-2016 afin que celles-ci puissent être reconnues aux fins de financement. Cette valeur permet de déterminer les cohortes pour le financement de l'allocation du personnel enseignant. Le cas échéant, aucun financement ne sera généré dans le cadre de cette allocation.

• Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du Ministère, le bilan final du système Charlemagne pour l'année scolaire 2014-2015, le bilan 2 du système Charlemagne pour l'année scolaire 2015-2016 ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour chacune de ces années scolaires. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux directrices et directeurs des ressources financières des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du Ministère, les listes des élèves inscrits en alternance travail-études, en concomitance, en reconnaissance des acquis et des compétences, à une attestation d'études professionnelles et des élèves excédant de 20 % la durée normative des programmes au secteur de la formation professionnelle. Ces documents, qui ne concernent que les commissions scolaires, ont été produits en date du bilan final pour l'année scolaire 2014-2015. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux directrices et directeurs des ressources financières des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du Ministère, le bilan 2 du système Charlemagne pour l'année scolaire 2015-2016 ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2015-2016. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux directrices générales et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Une nouvelle donnée a été ajoutée à la déclaration de formation professionnelle (Cohorte). Cette donnée devra être saisie pour toutes les déclarations d'élèves étant inscrits dans des programmes menant à l'obtention d'une Attestation d'études professionnelles (AEP) afin que le financement de cette déclaration puisse être fait adéquatement. Cette donnée doit être absente pour tous les autres programmes.

• Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS, le quatrième bilan du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2014-2015. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.
  • Commissions scolaires
  • Établissements d'enseignement privés

• Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du Ministère, les listes des élèves inscrits en alternance travail-études, en concomitance, en reconnaissance des acquis et des compétences et des élèves excédant de 20 % la durée normative des programmes au secteur de la formation professionnelle. Ces documents, qui ne concernent que les commissions scolaires, ont été produits en date du bilan 4 pour l'année scolaire 2014-2015. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2015-2016 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

• Modification au niveau du calcul du sommaire lors de l'absence d'un volet

  Dorénavant, lorsqu'un résultat sera manquant pour une partie d'un cours (volet) lors du calcul du sommaire, ce dernier affichera le code « INC » (Incomplet). Le cours sera considéré comme non réussi et le nouveau code « INC » sera donc affiché sur le relevé des apprentissages de l'élève, dans les écrans de Charlemagne et dans les différents rapports demandés.

• Ajout d'une donnée dans la déclaration de formation professionnelle

  À partir de l'année scolaire 2015-2016, une nouvelle donnée sera ajoutée dans la déclaration de formation professionnelle. La nouvelle donnée « Type de clientèle » permettra aux organismes scolaires de spécifier au Ministère si l'élève avait obtenu ses qualifications au Québec ou à l'étranger. Cette donnée sera permise seulement lorsque le programme correspond à une formation d'appoint pour les infirmières et infirmiers auxiliaires (codes de programme 5340 et 5840).

• Retrait de l'exploration des acquis dans Charlemagne (SARCA)

  À partir de l'année scolaire 2015-2016, la notion d'exploration des acquis sera retirée de Charlemagne. Il ne sera donc plus possible de déclarer des élèves dans le parcours « 15 » (Exploration des acquis) ni en formation générale des adultes (FGA) ni en formation professionnelle (FP).

Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MEES, le troisième bilan du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2014-2015. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du Ministère, les listes des élèves inscrits en alternance travail-études, en concomitance, en reconnaissance des acquis et des compétences et des élèves excédant de 20 % la durée normative des programmes au secteur de la formation professionnelle. Ces documents, qui ne concernent que les commissions scolaires, ont été produits en date du bilan 5 pour l'année scolaire 2013-2014. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du Ministère, le bilan 5 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2013-2014. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions..

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS, le bilan 2 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2014-2015. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS, le bilan 1 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2014-2015. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2014-2015 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

En lien avec l'info/sanction 14-15-02 transmise le 18 juillet 2014 s'intitulant « Transmission des épreuves et des résultats de la session d'examen d'août 2014 », il est important de préciser ce qui est mentionné au deuxième paragraphe à l'égard du fait que les organismes scolaires devront transmettre la note ministérielle brute obtenue par l'élève au plus tard le 14 août 2014. Dans les faits, la note obtenue par l'élève sur 100 points doit être transmise dans la « partie à développement » pour l'épreuve visée. Les traitements de sanction du système Charlemagne appliqueront par la suite la note transmise dans la « partie à développement » à la « note ministérielle brute » au dossier de l'élève. Pour l'épreuve de mathématiques Culture, société et technique de la 4e secondaire (063-420 en français et 563-420 en anglais), la table de conversion jointe à cette info/sanction doit être appliquée à la note qui devra ensuite faire l'objet de transmission dans la « partie à développement » sur un total de 100 points. Il est à noter qu'une info/sanction révisée suivra éventuellement dans les prochains jours.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a transmis un communiqué concernant les modifications des dates de bilans 4 et 5 de l'année scolaire 2013-2014. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître les détails entourant ces modifications.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

• Reconnaissance officielle de l'Attestation d'études professionnelles (AEP)

  À partir du 1^er juin 2014, il sera maintenant possible de transmettre des déclarations et des résultats d'élèves en lien avec les programmes d'Attestation d'études professionnelles (AEP), et ce, aux fins de financement. Tel qu'annoncé le 1^er mai dernier, le guide de déclaration en formation professionnelle de l'année scolaire 2013-2014 a été ajusté afin de refléter les modifications apportées.

  Vous pouvez également prendre connaissance de ce communiqué qui a été transmis cette semaine concernant l'ouverture de cette transmission.

• Nouveaux motifs de fin de fréquentation à partir de l'année scolaire 2014-2015

  Comme annoncé plus tôt ce printemps, à partir de l'année scolaire 2014-2015, un ménage entier sera effectué dans les motifs de fin de fréquentation. Une documentation a été produite afin de soutenir chacun des motifs par une brève description ainsi que des exemples précis lorsque cela s'avère nécessaire.

  De plus, il est maintenant suggéré aux organismes scolaires de choisir le motif de fin de fréquentation approprié, concernant une situation particulière, selon un ordre hiérarchique déterminé par le Ministère.

  Afin de vous préparer à ce changement, vous pouvez prendre connaissance des deux documents suivants qui présentent, dans un premier temps, ces nouveaux motifs de fin de fréquentation avec une description et des exemples et, dans un deuxième temps, l'ordre de hiérarchisation souhaité :

  • Nouveaux motifs de fin de fréquentation
  • Hiérarchisation des motifs de fin de fréquentation

• Exploration des acquis

  À partir du 1^er juin 2014, le libellé du type de parcours « Bilan des acquis » (15) sera remplacé par le libellé « Exploration des acquis » (15) afin de refléter la même modification qui sera apportée aux règles budgétaires. Les messages d'erreurs contenant cette valeur seront également modifiés afin d'en tenir compte. Il est à noter que cette modification s'appliquera également pour les années antérieures.

  Ensuite, ce type de parcours sera désormais ouvert en formation professionnelle à partir de l'année scolaire 2014-2015.

  Bref, il est également important de noter qu'à partir de l'année scolaire 2014-2015, lorsqu'une déclaration de service avec ce type de parcours sera transmise en FGA ou en FP, le motif de fin de fréquentation devra être présent et égal à « Dépôt du rapport synthèse (Exploration des acquis) » (30). Ce motif de fin de fréquentation se trouve dans les nouveaux motifs annoncés dans l'amélioration précédente.

• Compétences à la carte en formation professionnelle

  À partir du 1^er juin 2014, le libellé du type d'autre mesure « Temps partiel » (14) sera remplacé par le libellé « Compétences à la carte » (14) afin de refléter la même modification qui sera apportée aux règles budgétaires. Les messages d'erreurs contenant cette valeur seront également modifiés afin d'en tenir compte. Il est à noter que cette modification s'appliquera également pour les années antérieures.

• Ajout d'une validation au code d'exemption pour la gratuité scolaire « 61 »

  GDUNO a ajouté dans son système une nouvelle valeur pour le statut d'un établissement : la valeur « établissement de détention » (05). Tous les centres de détention ont donc été alimentés avec cette nouvelle valeur.

  Or, dans Charlemagne et à partir de l'année scolaire 2014-2015, le code d'exemption pour la gratuité scolaire « FGA - centre de détention » (61) ne pourra être utilisé que lorsque le code immeuble de la déclaration représente un centre de détention défini ainsi à GDUNO.

Tel qu'annoncé le 18 mars 2014 (message dans les archives de l'onglet « Sommaire »), un ménage entier sera effectué dans les motifs de fin de fréquentation à partir de l'année scolaire 2014-2015.

Cependant, pour des raisons informatiques, les nouveaux codes annoncés le 18 mars dernier ont été modifiés. Il est important de noter que seulement les codes sont concernés par cette modification. Les nouveaux motifs de fin de fréquentation et leur hiérarchisation sont encore valides.

Tout le détail de ces nouveaux motifs sera incorporé aux différents guides de déclaration de l'année scolaire 2014-2015 qui seront diffusés d'ici le 1^er juillet 2014.

Voici les mêmes documents, mis à jour, qui avaient été diffusés afin de vous préparer à ce changement :

• Nouveaux motifs de fin de fréquentation
• Hiérarchisation des motifs de fin de fréquentation

Veuillez noter que le guide de déclaration ainsi que le tableau synthèse de la formation professionnelle (FP) ont été mis à jour pour refléter les changements qui seront apportés dans le cadre de la reconnaissance officielle de l'Attestation d'études professionnelles (AEP). Vous pouvez donc prendre connaissance de ces changements afin de préparer la transmission de vos déclarations et de vos résultats qui pourra débuter le 1^er juin prochain. Ces documents se trouvent à la section « Documents en support à la déclaration » de l'onglet « Documentation ».

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS (www.education.gouv.qc.ca/commissions-scolaires/financement-et-equipement), les listes des élèves inscrits en alternance travail-études, en concomitance, en reconnaissance des acquis et des compétences et des élèves excédant de 20 % la durée normative des programmes au secteur de la formation professionnelle. Ces documents, qui ne concernent que les commissions scolaires, ont été produits en date du bilan 6 pour l'année scolaire 2012-2013. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS (www.education.gouv.qc.ca/commissions-scolaires/financement-et-equipement), le bilan 6 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2012-2013. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS (www.education.gouv.qc.ca/commissions-scolaires/financement-et-equipement), le bilan 3 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2013-2014. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

À partir de l'année scolaire 2014-2015, un ménage entier sera effectué dans les motifs de fin de fréquentation. Donc, tous les motifs actuellement en place ne pourront être utilisés que pour l'année scolaire 2013-2014 et les années précédentes. De nouveaux motifs de fin de fréquentation avec de nouveaux codes seront en place pour l'année scolaire 2014-2015 et les années suivantes. Une documentation a également été produite afin de soutenir chacun de ces nouveaux motifs par une brève description ainsi que des exemples précis lorsque cela s'avère nécessaire.

De plus, il est maintenant suggéré aux organismes scolaires de choisir le motif de fin de fréquentation approprié, concernant une situation particulière, selon un ordre hiérarchique déterminé par le Ministère.

Tout le détail de ces nouveaux motifs sera incorporé aux différents guides de déclaration de l'année scolaire 2014-2015 qui seront diffusés d'ici le 1er juillet 2014.

Afin de vous préparer à ce changement, vous pouvez prendre connaissance des deux documents suivants qui présentent, dans un premier temps, ces nouveaux motifs de fin de fréquentation avec une description et des exemples et, dans un deuxième temps, l'ordre de hiérarchisation souhaité :

• Nouveaux motifs de fin de fréquentation
• Hiérarchisation des motifs de fin de fréquentation

• Nouveau panorama dans Charlemagne pour effectuer des commandes tardives de matériel pour les épreuves ministérielles

  À partir du 27 mars 2014, il sera possible de commander du matériel directement dans Charlemagne en vue de la passation des épreuves ministérielles pour lesquelles la période d'inscriptions est terminée. Un nouveau panorama sera donc mis à la disposition de tous les utilisateurs ayant le profil « Gestion des épreuves uniques ».

• Suivi des ententes de scolarisation sur les déclarations

  Depuis le 16 février 2014, une nouvelle section a été ajoutée au rapport « Produire la liste les services par délégation ». En plus de l'affichage des ententes de transport scolaire et de services de garde déjà présentes dans ce rapport, cette nouvelle section affichera les ententes de scolarisation entre organismes scolaires.
  

• Détail au niveau de la note maximale lors d'une transmission de résultat

  À partir de la prochaine période de transmission des résultats pour les épreuves uniques de la session des mois de mai et juin 2014, les organismes scolaires ne devront plus convertir le résultat d'une épreuve unique afin de le transmettre sur 100 %. En effet, lorsque le total de l'épreuve ne sera pas sur 100 %, la note devra être transmise ainsi au système Charlemagne qui s'occupera de faire la conversion sur 100 %. Une info/sanction sera transmise aux abonnés par la Direction de la sanction des études (DSE) d'ici cette période de transmission afin de donner davantage de précisions sur la transmission de ces résultats.
  

• Nouvelle partie d'épreuve unique - La partie à développement court

  Parmi les épreuves uniques qui seront définies pour la session des mois de mai et juin 2014, certaines d'entre elles contiendront une nouvelle partie d'épreuve, soit la partie à « développement court ». Cette nouvelle partie d'épreuve s'ajoute à la partie objective et la partie à développement standard.
  

• Suppression automatique d'une inscription à une épreuve unique lors du départ d'un élève

  Depuis le 16 février 2014, lorsqu'une date de fin de fréquentation est transmise sur la déclaration d'un élève en formation générale des jeunes, mais que cette date de fin précède les épreuves ministérielles pour lesquelles il était inscrit dans cet organisme scolaire, ces dernières inscriptions seront automatiquement supprimées du système Charlemagne afin de permettre l'inscription à ces épreuves dans le nouvel organisme scolaire de l'élève.

• Ajout de la notion de préscolaire 4 ans temps plein aux bilans

  À partir du prochain bilan de certification des effectifs scolaires, la notion de « Préscolaire 4 ans temps plein » sera ajouté au bilan en formation générale des jeunes (FGJ). Il est à noter que les ETP calculés pour l'effectif scolaire à demi-temps correspondront dorénavant à 0,5 par élève déclaré.

• Reconnaissance officielle de l'AEP

  Les codes de programme et de cours en lien avec l'Attestation d'études professionnelle (AEP) sont maintenant disponibles dans le cadre pédagogique de Charlemagne. Vous pouvez donc en prendre connaissance afin de préparer la transmission des déclarations et des résultats qui pourra débuter le 1er juin prochain. Vous pouvez également prendre connaissance du communiqué suivant qui avait été transmis aux commissions scolaires en décembre 2013 par la Direction de la formation professionnelle (DFP) ainsi que cette info/sanction transmise aux abonnés en février 2014 par la Direction de la sanction des études (DSE).

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS (www.education.gouv.qc.ca/commissions-scolaires/financement-et-equipement), le bilan 2 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2013-2014. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), les listes des élèves inscrits en alternance travail-études, en concomitance, en reconnaissance des acquis et des compétences et des élèves excédant de 20 % la durée normative des programmes au secteur de la formation professionnelle. Ces documents, qui ne concernent que les commissions scolaires, ont été produits en date du bilan 5 pour l'année scolaire 2012-2013.

Veuillez noter que la Direction générale du financement (DGF) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS (www.education.gouv.qc.ca/commissions-scolaires/financement-et-equipement), le bilan 5 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2012-2013. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS (www.education.gouv.qc.ca/commissions-scolaires/financement-et-equipement), le bilan 1 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2013-2014. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

La problématique annoncée en septembre dernier, concernant le secteur de la formation professionnelle, a été corrigée. Pour en faire un court résumé, nous avions observé que les heures sanctionnées reconnues aux fins de financement sur certaines déclarations avaient été bonifiées par erreur.

Vous pourrez donc constater les nouveaux résultats à la suite de cette correction au prochain bilan de l'année scolaire 2012-2013 prévu le 5 décembre prochain (bilan 5).

Le Ministère tient à aviser les centres de formation professionnelle qu'un problème affectant le traitement de simulation des conditions d'admission en formation professionnelle est survenu entre le 30 septembre et le 2 octobre 2013. Ce problème a fait en sorte qu'une règle, relative à un préalable spécifique en langue d'enseignement s'appliquant dans certains programmes, n'était pas analysée. Il est donc possible que les résultats de certaines simulations aient été erronés en indiquant qu'un élève répondait aux conditions d'admission d'un programme alors que celui-ci ne répondait pas au préalable spécifique en langue d'enseignement s'appliquant pour ce programme. Nous vous invitons à porter une attention particulière aux résultats des simulations des conditions d'admission pour lesquels une requête a été adressée pendant la période du 30 septembre au 2 octobre 2013 et que vous les demandiez à nouveau, en cas de doute.

Nous aimerions vous rappeler que la simulation des conditions d'admission en formation professionnelle constitue un outil vous permettant de valider les résultats de votre analyse personnelle du dossier scolaire d'un élève à l'égard des conditions d'admission d'un programme. De ce fait, le rapport de simulation des conditions d'admission ne peut constituer un document officiel sur lequel vous appuyer pour déclarer que l'élève satisfait les conditions d'admission du programme visé. Dans le cas où vous constatez une différence entre les résultats de votre analyse et ceux présentés dans le rapport de simulation et que vous n'êtes pas en mesure de comprendre cette différence, nous vous invitons à communiquer avec le Service aux utilisateurs de Charlemagne (SAU).

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 4 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2012-2013. Ces documents concernent les commissions scolaires ainsi que les établissements d'enseignement privés.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, à la section « Productions » du site Web du MELS (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), les listes des élèves inscrits en alternance travail-études, en concomitance, en reconnaissance des acquis et des compétences et des élèves excédant de 20 % la durée normative des programmes au secteur de la formation professionnelle. Ces documents, qui ne concernent que les commissions scolaires, ont été produits en date du bilan 6 pour l'année scolaire 2011-2012 et en date du bilan 4 pour l'année scolaire 2012-2013.

• Révision de l'indicateur « Autochtone résidant sur une réserve »

  Une révision des règles mises en place lors de l'année scolaire 2012-2013 sera effectuée pour le début de la prochaine année scolaire. En effet, à partir de l'année scolaire 2013-2014 en formation générale des jeunes (FGJ), l'obligation de présence ou d'absence de l'indicateur « Autochtone résidant sur une réserve » sera retirée. Donc, peu importe que le code postal soit associé à une réserve autochtone ou non, nous laisserons le choix aux organismes scolaires de saisir cet indicateur.

  Il est à noter que lorsque l'indicateur sera transmis (donc à « O » ou à « N »), les règles actuellement en place continueront de s'appliquer à une exception près. En effet, lorsque l'indicateur « Autochtone résidant sur une réserve » sera à « O », il y aura encore obligation de transmettre une entente de type « 08 » (Autochtone) ou « 14 » (Autochtone sans entente), sauf si l'organisme scolaire est une école gouvernementale.

  Finalement, une modification sera apportée afin de ne plus accepter la possibilité de transmettre une entente de type « 08 » (Autochtone) et une autre de type
  « 14 » (Autochtone sans entente) sur la même déclaration.

• Modifications en lien avec les services éducatifs au secondaire (séquences de mathématiques)

  À partir de l'année scolaire 2013-2014 en formation générale des jeunes (FGJ), de nouvelles validations seront mises en place au niveau des données sur les services éducatifs au secondaire :

  • Les données de ce bloc ne pourront être transmises que sur les déclarations de financement (FIN). En effet, le besoin du Ministère est de connaître uniquement le cours de mathématique suivi par l'élève au 30 septembre. Ces données seront donc dorénavant refusées sur les déclarations de fréquentation (FRE).
  • Il ne sera plus possible de pouvoir mettre deux codes de cours différents de mathématiques de quatrième ou cinquième secondaire sur la même déclaration de financement.
• Transmission hors session des résultats locaux en formation générale des jeunes (FGJ)

  À partir du 15 septembre 2013 en formation générale des jeunes (FGJ), il sera maintenant possible de transmettre des résultats locaux « hors session ». Actuellement, pour la transmission de ces résultats, les organismes scolaires doivent les créer en interactif directement dans le système Charlemagne et une tâche à l'Agenda des tâches est alors créée. La saisie de ces résultats de façon interactive directement dans le système Charlemagne n'entraînera plus la création d'une tâche à l'Agenda des tâches. Ceci permettra aux organismes scolaires d'avoir une plus grande autonomie dans la transmission des résultats locaux.

• Langue d'analyse des règles de sanction en formation générale des jeunes (FGJ)

  À partir de l'année scolaire 2013-2014 en formation générale des jeunes (FGJ), le nouveau champ « Langue de sanction DES » sera ajouté sur la déclaration et permettra à un organisme scolaire de spécifier au Ministère le secteur linguistique selon lequel l'analyse d'un dossier d'élève doit être exécuté à l'égard de l'obtention du DES. Lorsque ce nouveau champ sera déclaré, c'est donc cette langue qui sera utilisée plutôt que la langue d'enseignement. Si cette nouvelle donnée n'est pas transmise, nous utiliserons encore la langue d'enseignement pour l'analyse du dossier à l'égard de l'obtention du DES. Il n'y a donc pas d'obligation à saisir ce nouveau champ. L'ajout de cette nuance était nécessaire afin de distinguer les élèves étudiant dans une langue, mais où une autre langue doit être utilisée pour l'analyse de leur dossier de sanction.

  Il est à noter que lorsque la langue d'enseignement sera une langue autochtone, la langue de sanction DES ne pourra pas être une langue autochtone différente.

• Nouvelle façon de déclarer l'enseignement de la langue intensive

  À partir de l'année scolaire 2013-2014 en formation générale des jeunes (FGJ), la déclaration de l'enseignement intensif d'une autre langue que la langue d'enseignement se fera maintenant de façon différente sur la déclaration. En effet, deux nouveaux champs (« Langue intensive » et « Modèle d'enseignement intensif de la langue ») seront ajoutés sur la déclaration et permettront de transmettre les informations en lien avec cet enseignement intensif au lieu de les inscrire dans la catégorie de programme particulier. Ceci permettra éventuellement à un organisme scolaire de déclarer l'enseignement intensif d'une langue en plus d'une catégorie de programme particulier (comme un programme de sport-études par exemple).

  Par conséquent, les catégories de programme particulier « 12 » (Intensif en langue) et « 14 » (Anglais intensif) ne seront plus disponibles à partir de l'année scolaire 2013-2014 dans la déclaration de Charlemagne. Ils demeureront en place pour les années scolaires précédentes.

  Il est à noter que les données transmises aux deux nouveaux champs ne seront pas validées à GDUNO.

  Certaines informations en lien avec cette amélioration sont également importantes à connaître :

  • Ces deux nouvelles données ne pourront être transmises pour un élève au préscolaire;
  • La donnée « Modèle d'enseignement intensif de la langue » ne concerne que le primaire;
  • La donnée « Langue intensive » doit être différente de la langue d'enseignement.

  Pour récapituler :

  • Au préscolaire : la langue intensive et le modèle d'enseignement intensif de la langue seront les deux rejetés.
  • Au primaire : la langue intensive et le modèle d'enseignement intensif de la langue peuvent être transmis, mais ne sont pas obligatoires (par contre, l'un ne va pas sans l'autre).
  • Au secondaire : la langue intensive peut être transmise sans être obligatoire, mais le modèle d'enseignement intensif de la langue sera rejeté.

  Vous pouvez consulter le document Domaine de valeurs 2013-2014, accessible à la section « Document en support à la déclaration » de l'onglet « Documentation », afin de connaître les valeurs qui seront présentes pour ces deux nouvelles données.

• Préscolaire 4 ans temps plein

  À partir de l'année scolaire 2013-2014 en formation générale des jeunes (FGJ), une nouvelle valeur « Préscolaire 4 ans temps plein » (08) sera ajoutée à la donnée « Type d'autre mesure ». Ceci permettra aux organismes scolaires de déclarer les élèves dans cette nouvelle situation et ainsi obtenir le financement adéquat selon ce qui est décrit aux règles budgétaires.

  Par contre, il est important de noter que cette valeur ne sera permise que pour les déclarations des commissions scolaires et qui concernent les élèves en préscolaire 4 ans.

• Possibilité de transmettre une autre mesure de type « SAF » en préscolaire 4 ans

  À partir de l'année scolaire 2013-2014 en formation générale des jeunes (FGJ), il sera maintenant possible de transmettre une valeur de type « SAF » pour le préscolaire 4 ans. Cependant, les seules valeurs de type « SAF » qui seront permises en préscolaire 4 ans sont les suivantes :

  • 10 - Pas besoin de services SAF;
  • 11 - Soutien d'appoint en français;
  • 22 - SAF - Classe ordinaire;
  • 23 - SAF - Classe d'accueil.

  Par contre, il ne pourra y avoir une autre mesure de type « SAF » lorsqu'il y aura également une autre mesure de type « Passe-partout » (05).

  Il est aussi très important de noter que, comme pour les autres ordres d'enseignement, il sera obligatoire de déclarer une de ces valeurs lorsque la langue d'enseignement de la déclaration sera le français et que les langues maternelle et parlée à la maison seront toutes les deux différentes du français.

• Ajout de valeurs pour le code d'exemption du paiement des droits de scolarité

  À partir de l'année scolaire 2013-2014 en formation générale des jeunes (FGJ), cinq nouvelles valeurs seront ajoutées à la donnée « Code d'exemption du paiement des droits de scolarité » afin de refléter les ajustements qui seront apportés aux règles budgétaires de la prochaine année scolaire.

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2013-2014 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

Nous vous demandons de prendre connaissance du message d'avertissement lors de l'accès à la fonction « Soumettre une demande de simulation » dans le système. En effet, nous avons constaté qu'une anomalie dans le traitement des conditions d'admission en formation professionnelle peut indiquer une réussite pour un préalable spécifique de mathématique alors que l'élève ne répond pas à cette condition. Si vous faites face à cette situation et que vous êtes incapable de déclarer votre élève selon la condition d'admission « 23 - TDG + Préalables concomitance », veuillez contacter le SAU au 418 644-7734 ou par courriel à l'adresse charlemagne-sau@education.gouv.qc.ca.

Depuis le 20 janvier 2013, une modification apportée au système Charlemagne faisait en sorte d'obliger, sur une déclaration de formation professionnelle (FP), la présence d'une entente de type « 13 » (Concomitance FG) lorsqu'il y avait également présence d'une condition d'admission égale à « 22 » (Unités requises concomitance) ou « 23 » (TDG + Préalables concomitance).

Cette règle, en place depuis le 20 janvier 2013, sera retirée le 2 juin 2013. Cela signifie que la situation redeviendra la même que par les années passées.

• Ajout d'information pour les rapports, listes ou fichiers produits par Charlemagne

  À partir du 2 juin 2013, des fichiers d'aide seront graduellement rédigés pour expliquer le contenu des différents rapports que l'on peut demander dans le système Charlemagne à l'activité « Demander l'exécution d'un rapport, d'une liste ou d'un fichier » sous l'onglet « Soutien à la tâche ». Lorsqu'un fichier d'aide sera disponible, un bouton « ? » apparaîtra à côté du bouton permettant de faire la demande d'un fichier (« + »). À l'activation du nouveau bouton « ? », une redirection sera faite automatiquement vers le fichier d'aide concerné.

• Modifications apportées à l'état d'avancement de la réception des résultats

  À partir du 2 juin 2013, des améliorations seront apportées à l'écran sur l'état d'avancement de la réception des résultats des apprentissages. En effet, plusieurs modifications seront apportées afin d'éviter la confusion avec les informations affichées.

  Une colonne « Notes partie à devel. reçues attendues % » sera ajoutée afin de permettre aux organismes scolaires de suivre l'état d'avancement de la partie de la note du Ministère qui les concerne. De plus, les résultats « RIN » seront dorénavant pris en considération dans le calcul de l'état d'avancement des notes reçues.

• Amélioration à la redirection vers les tâches à l'Agenda

  Dans le dossier sommaire d'un élève, le bouton « Consulter les tâches » redirige l'utilisateur à l'Agenda des tâches et lui affiche actuellement les tâches non réglées en lien avec cet élève et en attente de l'organisme. Cependant, à partir du 2 juin 2013 et à la demande de certains organismes scolaires, toutes les tâches non réglées seront affichées, et ce, qu'elles soient en attente de l'organisme ou en attente du Ministère.

• Modifications apportées à l'écran de saisie des résultats pour les épreuves uniques

  À partir du 2 juin 2013, certaines modifications seront apportées à l'écran « Créer un résultat des apprentissages pour une épreuve unique ».

  Le comportement de l'écran sera ajusté. En effet, après avoir saisi les informations en lien avec l'épreuve concernée, l'utilisateur devra activer le bouton « Saisir un résultat ». Ce bouton permettra d'avoir accès à la saisie des résultats en lien avec l'épreuve désirée.

  De plus, après l'activation du bouton « Saisir un résultat », une nouvelle information sera affichée pour l'utilisateur. Les totaux de chacune des parties de l'épreuve seront affichés (partie à développement et partie objective). Ceci permettra d'éviter la confusion sur le total d'un résultat lors de sa saisie.

• Code d'exemption au paiement des droits de scolarité

  À partir de l'année scolaire 2013-2014, le Ministère validera le lien entre le code d'exemption au paiement des droits de scolarité et le type de formation sur les déclarations. Par exemple, il sera impossible de transmettre un code dédié à la formation générale des jeunes (FGJ) sur une déclaration de formation générale des adultes (FGA) ou de formation professionnelle (FP).

• Ajout d'un avertissement dans le dossier sommaire selon les informations sur le dossier de l'élève

  À partir du 2 juin 2013, un avertissement s'affichera au dossier sommaire de l'élève si une vérification doit être faite à Ariane avant de remettre à un parent un document provenant de Charlemagne. Ce message s'affichera s'il y a, au système Ariane, absence d'au moins un des deux parents ou présence d'une déchéance parentale pour cet élève.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 6 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 3 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2012-2013. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a transmis un communiqué concernant l'émission de requêtes, par l'entremise de l'Agenda des tâches, en lien avec les projets pédagogiques particuliers. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressés aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les directives transmises.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis un communiqué afin d'informer le réseau que la date de production du bilan 6 de l'année scolaire 2011-2012 a été modifiée. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître tous les détails :

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Il est à noter que, malgré le report du bilan 6 de l'année scolaire 2011-2012 au 18 avril 2013, le 28 mars 2013 demeure la date limite pour la transmission des données servant au financement scolaire.

Pour ce qui est des cas où l'organisme ne désire pas de financement pour le résultat transmis, il est plutôt demandé de transmettre une valeur autre que « MELS » (01) à la donnée « Source de financement ».

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 2 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2012-2013. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a transmis un communiqué concernant l'émission prochaine de requêtes, par l'entremise de l'Agenda des tâches, en lien avec la mesure d'aide à la pension et au déplacement. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressés aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les directives transmises.

• Révision des nouvelles règles concernant les mesures de soutien à l'apprentissage du français (SAF) dans Charlemagne

  À partir du 3 mars 2013, certains ajustements seront apportés aux règles concernant les mesures de soutien à l'apprentissage du français (SAF) qui avaient été mises en place pour le début de l'année scolaire 2012-2013 en formation générale des jeunes (FGJ). Voici les modifications qui seront apportées :

  • Actuellement, le Ministère oblige la présence d'une valeur « SAF » sur la déclaration s'il y a présence d'une valeur « SAF » autre que « 10 » (Pas besoin de services SAF) sur la déclaration précédente de l'élève. À partir du 3 mars 2013, le Ministère ne fera plus la vérification de la déclaration précédente de l'élève afin d'obliger la présence d'une valeur « SAF » dans le bloc des autres mesures de sa nouvelle déclaration.
  • Par contre, la présence d'une valeur « SAF » sera obligatoire dans le bloc des autres mesures de la déclaration lorsque les langues maternelle et parlée à la maison seront différentes du français. Avant le 3 mars 2013, cette validation ne s'appliquait seulement lorsque l'élève était déclaré dans un organisme scolaire francophone pour la première fois. À partir du 3 mars 2013, cette validation s'appliquera sur toutes les déclarations de l'élève, qu'il soit déclaré dans un organisme scolaire francophone pour la première fois ou pas.
• Ajustement d'une validation sur la déclaration de formation professionnelle (FP)

  À partir du 3 mars 2013, il sera maintenant possible de transmettre la valeur « 0 » (zéro) à la donnée « Nombre d'heures FG » sur la déclaration de formation professionnelle (FP).

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), des listes dénombrant quatre situations pour le secteur de la formation professionnelle en date du bilan 5 pour l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 5 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 1 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2012-2013. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

• Ajout du code de programme sur la déclaration de sanction

  À partir du 20 janvier 2013, il sera possible de transmettre un code de programme sur une déclaration de sanction en formation générale des jeunes. Ce code de programme devra uniquement mener à l'émission d'un diplôme CFMS, CFER, CFPT ou ISPJ.

  Il est à noter qu'une fois saisi, le code de programme sur la déclaration de sanction sera modifiable sauf s'il y a déjà présence d'une mention ou de résultats en lien avec ce dernier.

  Cette amélioration permettra aux organismes scolaires de créer eux-mêmes la déclaration (de sanction) nécessaire avant de demander l'émission d'un diplôme en particulier pour une année scolaire fermée. Jusqu'à maintenant, en formation générale des jeunes (FGJ), seul le Ministère pouvait créer la déclaration d'une année fermée avec le code de programme pour permettre l'émission du diplôme.

• Données déclaratoires en lien avec le programme de production animale en formation professionnelle

  À partir du 20 janvier 2013, une nouvelle donnée sera ajoutée dans la déclaration en formation professionnelle (FP). En effet, la donnée « Type de production animale » sera ajoutée et permettra à l'organisme scolaire de préciser le type de production animale suivi par l'élève lorsque ce dernier est inscrit au programme « Production animale » (5338). Évidemment, cette donnée ne pourra être transmise que lorsque le programme déclaré sur la déclaration sera le 5338.

  Les valeurs qui seront permises pour cette donnée sont les suivantes :

  01 - Production laitière
  02 - Production porcine
  03 - Production bovine
  04 - Production caprine
  05 - Production ovine
  90 - Production mixte
  99 - Autre production

  Lorsqu'un élève réalise les compétences dans une production animale précise, la valeur correspondant à ce type de production pourra être transmise sur la déclaration.

  Si un élève choisit de réaliser certaines compétences auprès de deux types d'animal, la valeur « Production mixte » devrait être transmise.

  Finalement, lorsqu'un élève convient avec son organisme scolaire d'opter pour un type de production différent des valeurs possibles, la valeur « Autre production » devrait être transmise.

  Il est important de noter qu'il sera permis de transmettre cette donnée de façon rétroactive sur les déclarations de formation professionnelle créées à partir de l'année scolaire 2011-2012.

• Demandes de fichier de rétro-information des données au bilan pour un bilan non validé par le Ministère

  Actuellement, lorsqu'une demande de fichier de rétro-information des données au bilan est effectuée pour un bilan qui n'a pas encore été produit, le fichier retourné est vide tout simplement. Dès que les opérations en lien avec un bilan sont complétées, si une demande est faite, le fichier de rétro-information contient toutes les informations calculées au bilan qui vient d'être produit.

  Cependant, à partir du 20 janvier 2013, lorsque les opérations d'un bilan seront complétées, les demandes de fichiers de rétro-information des données au bilan ne pourront être faites pour le bilan concerné tant que le Ministère n'autorisera pas sa diffusion. Le résultat sera le même pour les demandes de qualification identifiées au bilan concerné.

  En effet, la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) validera toutes les productions de bilan avant d'en diffuser leur contenu. Ceci permettra également de ne pas diffuser des chiffres erronés qui pourraient avoir été calculés s'il y avait présence d'une anomalie dans le système.

• Changer la langue d'enseignement pour un programme fermé en formation professionnelle

  À partir du 20 janvier 2013, en formation professionnelle, il sera maintenant possible de faire passer un élève d'un programme fermé vers un autre programme fermé identique si le changement ne concerne uniquement que la langue d'enseignement. L'élève devra donc avoir une déclaration dans le programme fermé équivalent dans l'autre langue avant de créer la deuxième déclaration.

• Considérations particulières pour les élèves inscrits dans le programme de formation d'appoint pour les infirmières et infirmiers auxiliaires

  Étant donné que tous les élèves inscrits dans le programme de formation d'appoint pour les infirmières et infirmiers auxiliaires doivent être référés par l'Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec (OIIAQ), il est probable qu'un même élève se présente à plus d'une reprise pour un cours afin d'obtenir à nouveau la sanction d'une compétence. Cette reprise peut se faire à la suite d'un échec (ou plusieurs échecs) dans la même année scolaire ou dû au fait qu'il soit obligé de revenir en formation quelques années plus tard, à la demande de son ordre, afin de pouvoir exercer son travail en milieu hospitalier.

  Ainsi, la notion de contrôle du dépassement de 120 % des heures normatives sera retiré pour ce programme. Toutefois, la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) pourra vérifier si les retours successifs en formation sont toujours justifiés par une exigence de l'OIIAQ.

Comme cela a été annoncé sur le site extranet de Charlemagne au mois de juillet 2012, les établissements d'enseignement privés non spécialisés en adaptation scolaire peuvent maintenant indiquer, dans la déclaration en formation générale des jeunes (FGJ), si l'élève bénéficie au cours de l'année d'un plan d'intervention. Concrètement, il est maintenant permis de mettre l'indicateur « Plan d'intervention » à « Oui » sur la déclaration, en prenant le soin de préciser le type du plan d'intervention et le type de regroupement.

Cependant, il est important de noter que, comme inscrit dans le « Document explicatif concernant les différents profils attribués aux utilisateurs du système Charlemagne » accessible à l'onglet « Entente et profils d'accès », le profil « 7 - Accès aux données des EHDAA » doit être préalablement attribué à l'utilisateur désirant avoir accès à ces données sur les déclarations des élèves. Donc, sans ce profil à son dossier, l'utilisateur ne sera pas en mesure de voir le bloc EHDAA sur la déclaration des élèves.

Vous pouvez également consulter ce communiqué transmis par la Direction de l'enseignement privé (DEP) à l'ensemble des établissements d'enseignement privés.

Pour l'année scolaire 2012-2013 en formation générale des jeunes (FGJ), des paramètres importants seront à considérer en lien avec l'opération de la prise de présence du 30 septembre ainsi que pour la transmission des déclarations à Charlemagne.

En effet, comme le 30 septembre 2012 s'avère être un dimanche, la date officielle de prise de présence sera plutôt le 28 septembre 2012. Une attention toute particulière devra donc être portée aux journées pédagogiques pouvant être prévues le 28 septembre prochain.

La période de transmission des déclarations en FGJ pour l'année scolaire 2012-2013 débutera donc le 29 septembre. Il est à noter que la fin de cette période a été devancée de quelques semaines et que vous aurez jusqu'au 8 novembre à 16 h 30 pour finaliser vos transactions.

Il est à noter que tous ces renseignements peuvent être trouvés dans les règles budgétaires de l'année scolaire 2012-2013.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis un communiqué concernant le dépôt, sur son site Internet, de rapports en lien avec des ajustements non récurrents calculés afin de tenir compte des transferts d'effectif scolaire régulier entre les commissions scolaires et les établissements privés agréés aux fins de subventions. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressés aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces rapports.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis un communiqué afin de préciser certaines directives en lien avec la déclaration des séquences de mathématique dans Charlemagne pour l'année scolaire 2012-2013 en formation générale des jeunes (FGJ). Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif des commissions scolaires afin de connaître tous les détails.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), des listes dénombrant quatre situations pour le secteur de la formation professionnelle en date du bilan 4 pour l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 4 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires (, 56 Ko)
• Établissements d'enseignement privés (, 48 Ko)

• Gestion des mots de passe

  À partir du 23 septembre 2012, de nouvelles mesures de sécurité seront implantées au niveau des mots de passe des utilisateurs des systèmes du Ministère, dont Charlemagne :

  • Les mots de passe devront contenir minimalement une majuscule et une minuscule.
  • Un historique des mots de passe antérieurs sera maintenu afin d'interdire la réutilisation d'un mot de passe identique à l'un des cinq derniers utilisés.
  • Il sera maintenant permis d'utiliser la fonction « Mot de passe oublié? » même si l'utilisateur a déjà effectué cinq tentatives de connexion infructueuses.
• Épuration des demandes de rapports, de listes ou de fichiers

  À partir du 23 septembre 2012, toutes les demandes de rapports, de listes ou de fichiers, produites à l'activité « Demander l'exécution d'un rapport, d'une liste ou d'un fichier » de l'onglet « Soutien à la tâche », seront automatiquement épurées après 30 jours. Un message d'avertissement sera systématiquement émis lors d'une de ces productions vous informant de cette nouvelle particularité. De plus, un rappel sera affiché dans le haut de l'écran « Liste des demandes antérieures »

  Avec l'arrivée de ce changement, nous vous suggérons fortement de toujours enregistrer les productions demandées sur votre poste de travail. De plus, si vous avez actuellement des productions déjà effectuées et qui risquent encore de vous être utiles, nous vous suggérons d'aller les récupérer, car elles seront épurées après cette date. Sinon, vous n'aurez qu'à demander de nouveau les productions concernées.

• Affichage de nouveaux renseignements au niveau du sommaire des déclarations
  À partir du 23 septembre 2012, deux nouveaux renseignements seront ajoutés sur les déclarations lors de la consultation du dossier sommaire ou de la liste des déclarations d'un élève. En effet, la date de fin de la déclaration sera affichée immédiatement en dessous de la date de début de la déclaration (dans la même case). De plus, une nouvelle colonne « Déclaration complète » sera ajoutée afin d'informer l'utilisateur si la déclaration de l'élève est complète (Oui) ou partielle (Non). Il est à noter qu'une déclaration de sanction est considérée comme une déclaration partielle.
• Nouvelles valeurs pour les mesures de soutien à l'apprentissage du français (SAF)

  À partir de l'année scolaire 2012-2013 en formation générale des jeunes (FGJ), donc au 1^er octobre 2012, de nouvelles valeurs à la donnée « Type d'autre mesure » sur les déclarations et qui concernent les mesures relatives aux services d'accueil et de soutien à l'apprentissage du français (SAF) viendront remplacer celles déjà en place. En effet, elles viendront donc remplacer les valeurs « Élève sans grand retard scolaire (SAF) » (02) et « Élève avec grand retard scolaire (SAF) » (03).

  Il est important de noter qu'en raison de la modification aux règles budgétaires de l'année scolaire 2012-2013, le financement des services destinés aux élèves non francophones ou issus de l'immigration ne sera plus lié à la déclaration de ces valeurs. Afin de s'assurer que les services continuent à être déclarés dans le système Charlemagne, de nouvelles règles ont été introduites. Ces changements visent aussi à permettre un meilleur suivi des services offerts aux élèves, tant pour le Ministère que pour le réseau scolaire.

  Pour connaître tous les renseignements concernant les nouvelles valeurs ainsi que les nouvelles règles mises en place, nous vous suggérons de consulter la section « Autres mesures » du Guide de déclaration (FGJ) de l'année scolaire 2012-2013 accessible à la section « Documents en support à la déclaration   de l'onglet « Documentation ».

• Ajout du type de plan d'intervention dans le bloc EHDAA

  À partir de l'année scolaire 2012-2013 en formation générale des jeunes (FGJ), donc au 1^er octobre 2012, un nouveau champ sera ajouté dans le bloc EHDAA de la déclaration. Ceci permettra aux organismes scolaires de préciser au Ministère le type de plan d'intervention mis en place pour l'élève. Au départ, il n'y aura que deux valeurs disponibles pour cette donnée soit les valeurs « 01 » (TEVA) et « 99 » (Autre).

  Pour connaître tous les renseignements concernant ce nouveau champ ainsi que les règles mises en place, nous vous suggérons de consulter la section « Type de plan d'intervention » du Guide de déclaration (FGJ) de l'année scolaire 2012-2013 accessible à la section « Documents en support à la déclaration » de l'onglet « Documentation ».

• Plan d'intervention pour les établissements d'enseignement privés non spécialisés

  À partir de l'année scolaire 2012-2013 en formation générale des jeunes (FGJ), donc au 1^er octobre 2012, les établissements d'enseignement privés non spécialisés pour les EHDAA pourront dorénavant transmettre l'indicateur de plan d'intervention à « Oui » (O) sur une déclaration en (FGJ). Lorsque ce sera le cas, l'organisme scolaire devra transmettre le type de regroupement et le type du plan d'intervention (référence à l'amélioration précédente). Cependant, la catégorie de difficulté et le programme pour un élève ayant une DIM-S ou DIP ne pourront pas être transmis pour cette situation.

• Utilisation de la touche « Entrée » dans le système Charlemagne

  À partir du 23 septembre 2012, l'utilisation de la touche « Entrée » dans le système Charlemagne activera automatiquement les boutons de recherche ou et le bouton « Afficher le sommaire ». Concrètement, lorsqu'un code permanent viendra d'être saisi dans le champ approprié, vous pourrez effectuer l'opération par défaut en utilisant la touche « Entrée » au lieu d'avoir à utiliser le curseur de la souris pour cliquer sur le bouton voulu.

• Nouveau champ pour les élèves autochtones

  Certaines modifications seront apportées afin d'avoir davantage de renseignements sur le nombre d'élèves provenant des réserves autochtones. Actuellement, il est impossible de dénombrer correctement le nombre d'élèves autochtones et habitant sur une réserve. Alors, à partir de l'année scolaire 2012-2013 en formation générale des jeunes (FGJ), donc au 1^er octobre 2012, un nouveau champ « Indicateur autochtone résidant sur une réserve » sera ajouté sur la déclaration en FGJ.

  Pour connaître tous les renseignements concernant ce nouveau champ ainsi que les règles mises en place, nous vous suggérons de consulter la section « Indicateur autochtone résidant sur une réserve » du Guide de déclaration (FGJ) de l'année scolaire 2012-2013 accessible à la section « Documents en support à la déclaration » de l'onglet « Documentation ».

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents pour l'année scolaire 2012-2013 ont été publiées à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, les nouveaux guides de déclaration (FGJ, FGA et FP), les nouveaux tableaux synthèses pour la déclaration, le nouveau document sur les domaines de valeurs ainsi que les nouveaux documents en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire.

En formation professionnelle (FP), plusieurs élèves débutent leur programme de formation avec une des deux conditions d'admission « Unités requises concomitance » (22) ou « TDG + Préalables concomitance » (23) liées à la concomitance. Dans la plupart des cas, ces élèves obtiennent, en cours d'année, les unités manquantes de formation générale ou le TDG et les préalables spécifiques.

Afin de bien refléter cette évolution du respect des conditions d'admission, le Ministère suggère fortement de procéder à la fermeture de la déclaration initiale en utilisant le motif de fin de fréquentation « Formation en cours » (10) et de créer une nouvelle déclaration qui débute la journée suivante de l'obtention des préalables acquis récemment. Dans la plupart des cas, la condition d'admission qui sera à inscrire sur cette nouvelle déclaration sera « Respect système » (01).

Depuis l'année scolaire 2010-2011, il était possible de transmettre au système Charlemagne les activités de second niveau d'accueil (SARCA) par le biais de la déclaration de service. À partir de l'année scolaire 2012-2013, il ne sera plus possible de transmettre cette information au Ministère.

Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué de la Direction de l'éducation des adultes et de l'action communautaire (DEAAC) transmis aux directrices générales et directeurs généraux des commissions scolaires afin de connaître les raisons de ce retrait.

Le 1^er mai 2012, nous vous annoncions, par la nouvelle « Améliorations prévues prochainement au système Charlemagne », que la reconnaissance des acquis extrascolaires en formation générale des adultes pourrait dorénavant conduire à la délivrance du certificat de formation dans un métier semi-spécialisé (CFMS). Cependant, le Ministère a décidé de remettre à plus tard ce projet.

Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué de la Direction de l'éducation des adultes et de l'action communautaire (DEAAC) transmis aux directrices générales et directeurs généraux des commissions scolaires afin de connaître les raisons de ce report.

Dès le 17 juin 2012, une nouvelle colonne sera ajoutée dans le résultat des recherches à l'Agenda des tâches. Le contenu de cette colonne sera représenté par l'icône d'une enveloppe qui indiquera à l'utilisateur si la tâche a été lue ou non. Une enveloppe ouverte signifiera que la tâche a été lue et une enveloppe fermée que personne ne l'a lue. Pour les cas où la tâche a été lue, vous pourrez savoir qui l'a ouverte en consultant l'onglet « Date de suivi ».

Veuillez noter qu'il faudra relancer la recherche pour mettre à jour l'information, comme pour toutes les informations affichées dans le résultat des recherches.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), des listes dénombrant quatre situations pour le secteur de la formation professionnelle en date du bilan 6 pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le rapport sur l'évolution de la population des EHDAA en date du bilan 3 de l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

• Nouvelle méthode de calcul pour l'arrondissement des résultats sommaires
  Une nouvelle méthode de calcul pour l'arrondissement des résultats sommaires a été mise en place. Effectivement, la modification fera en sorte que les résultats aux différents volets d'un résultat sommaire seront additionnés avant d'appliquer l'arrondissement final. Il n'y aura donc qu'un seul arrondissement qui s'effectuera sur le résultat sommaire plutôt que sur chacun des volets. Auparavant, les volets étaient additionnés après avoir été arrondis séparément.
• Immersion en préscolaire 5 ans
  Pour les commissions scolaires anglophones, il sera à nouveau possible de transmettre la valeur « 01 » (Immersion) à la donnée « Type d'autre mesure » pour un élève de l'éducation préscolaire 5 ans.
  
  Cette amélioration sera mise en place le 27 mai 2012, mais permettra de modifier rétroactivement les déclarations de l'année scolaire 2011-2012 si vous le désirez.
• Ajustements en lien avec le Certificat de formation dans un métier semi-spécialisé (CFMS)
  • Modifications concernant la formation générale des jeunes (FGJ) à partir de l'année scolaire 2012-2013
    • Le code de programme pourra être absent lors de la transmission d'une déclaration avec les types de parcours « 07 » (Prép. marché travail) ou « 08 » (Métier semi-spécialisé). De plus, toujours pour ces deux types de parcours, il sera possible de modifier le code de programme en cours d'année scolaire. Cependant, il est à noter que le code de programme devra être présent sur la déclaration avant qu'une mention ne soit demandée par l'organisme à la Direction de la sanction des études (DSE).
    • Il sera maintenant possible de transmettre une déclaration dans le type de parcours « 08 » (Métier semi-spécialisé), et ce, en continuité pour la deuxième année. Ceci permettra à l'organisme d'informer le Ministère si cette deuxième année dans ce parcours correspond à une continuité (cycle « 2 » / année « 2 ») ou à une reprise (cycle « 2 » / année « 7 »).
    • La formation préparatoire au travail pourra dorénavant conduire à la délivrance du CFMS. Il sera donc maintenant possible de transmettre une déclaration avec le type de parcours « 07 » (Prép. marché travail) et avec un code de programme menant à l'obtention d'un CFMS. Par contre, lorsque ce sera le cas, la combinaison cycle / année de cette déclaration devra correspondre à la troisième année de la formation préparatoire au travail (cycle « 2 » / année « 3 ») ou à sa reprise (cycle « 2 » / année « 9 »).
  • Modifications concernant la formation générale des adultes (FGA) à partir de l'année scolaire 2012-2013
    • L'intégration socioprofessionnelle pourra dorénavant conduire à la délivrance du CFMS. Il sera donc maintenant permis, pour un type de parcours « 10 » (Intégration socioprofessionnelle), que le code de programme sur cette déclaration corresponde au CFMS. Lorsque ce sera le cas, il est important de noter que le service d'enseignement devra être « 07 » (Intégration socioprofessionnelle) et que le type de service devra être « 01 » (Fréquentation).
    • Pour le type de parcours « 10 » (Intégration socioprofessionnelle), il sera maintenant possible de modifier le code de programme en cours d'année scolaire. Cependant, il est à noter que le code de programme devra être présent sur la déclaration avant qu'une mention ne soit demandée par l'organisme à la Direction de la sanction des études (DSE).
    • Il est à noter que le type de parcours « 08 » (Métier semi-spécialisé) ne sera plus accepté pour la FGA.
• Nouvelles informations concernant les élèves en concomitance
  À partir du quatrième bilan de l'année scolaire 2011-2012 prévu le 9 août 2012, vous verrez apparaître de nouvelles données tant aux bilans de la formation professionnelle (FP), qui gèrent le financement de la concomitance, qu'aux bilans de la formation générale des jeunes (FGJ) et de la formation générale des adultes (FGA).
  
  En effet, au bilan de la FP vous aurez, à la dernière page, le recensement de toutes les activités déclarées en concomitance. Les premières colonnes feront état de ce que vous aurez transmis au Ministère, et ce, pour chacun des programmes avec la distinction entre les activités déclarées et observées en FGJ de celles de la FGA. Les notions « déclarées » et « observées » font référence à ce qui est contenu dans vos déclarations de formation professionnelle (déclarées) par rapport à ce que le Ministère en a déduit en FGJ et en FGA (observées). Ces indications vous seront utiles afin d'avoir de meilleures informations sur le suivi du financement attendu. La dernière colonne « ETP reconnus au financement » prend en considération les informations sur les heures déclarées en FP et celles observées en FGJ et en FGA, tout en retenant le plus petit nombre d'heures aux fins du financement.
  
  Aux bilans de la FGJ et de la FGA, vous verrez uniquement ce qui est en lien avec le secteur d'enseignement concerné, mais encore avec la distinction « déclaré » et « observé ». Ces informations seront visibles en FGJ sur le bilan global de la commission scolaire, mais seront également visibles sur les bilans globaux de la FGA et de la FP de la commission scolaire.
  
  Finalement, comme les bilans ne sont que des dénombrements, vous aurez aussi accès, à partir du 17 juin 2012, à la production d'une nouvelle liste en choisissant l'activité « Demander l'exécution d'un rapport, d'une liste ou d'un fichier » du menu « Soutien à la tâche ». En effet, la liste « Produire la liste des élèves en concomitance » (CHF010117R) vous présentera tous les élèves déclarés en concomitance, mais surtout, vous permettra de savoir quels élèves n'ont pas été « observés » à la date du bilan concerné.
• Information additionnelle pour le contrôle de 900 heures
  Au cours des prochains mois, la description des tâches à l'Agenda, en lien avec le contrôle de 900 heures, sera bonifiée afin de vous indiquer quel organisme est concerné dans la détection d'un possible dépassement de 900 heures. Cette information vous sera utile, notamment dans les cas d'élèves qui ont quitté la formation générale des jeunes (FGJ) dans votre commission scolaire pour se retrouver en formation générale des adultes (FGA) ou en formation professionnelle (FP) dans une autre commission scolaire, pouvant ainsi réduire le financement anticipé en FGJ.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis, aux organismes scolaires, les bilans 3 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués afin de connaître l'information transmise aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires ainsi qu'aux directrices générales et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés agréés aux fins de subventions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis, aux organismes scolaires, les bilans 6 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués afin de connaître l'information transmise aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires ainsi qu'aux directrices générales et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés agréés aux fins de subventions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que le formulaire utilisé pour faire une demande d'autorisation d'accès interactif à Charlemagne (annexe 3 de l'Entente concernant l'échange de renseignements personnels sur la clientèle du préscolaire, du primaire et du secondaire) a été modifié. De plus, les profils offerts aux utilisateurs ont également été modifiés. La nouvelle version de l'annexe 3 est accessible à l'onglet « Entente et profils d'accès ».

Toutes les nouvelles demandes d'accès, les modifications d'accès ainsi que les annulations d'accès devront être soumises en utilisant ce nouveau formulaire. Il est important de noter que tous les utilisateurs qui ont déjà un accès actif au système Charlemagne n'ont pas à transmettre de nouvelles demandes afin de se conformer à ces nouveaux profils et à ce nouveau formulaire. Tous les accès seront ajustés automatiquement.

Vous pouvez consulter ce communiqué transmis au réseau afin de connaître les détails des modifications apportées.

Toute demande de certificat en formation de la part d'un organisme scolaire auprès de la Direction de la sanction des études (DSE) et menant à l'exercice d'un métier semi-spécialisé doit s'appuyer, pour l'année scolaire concernée, sur une déclaration de type « Financement » ou de type « Fréquentation » pour le programme d'enseignement visé par la demande de certificat.

Dans l'éventualité où le programme d'enseignement visé par la demande de certificat n'est pas celui fourni dans la déclaration de type « Financement » ou de type « Fréquentation », l'organisme scolaire doit fermer la déclaration concernée par une date de fin de fréquentation et un motif de fin de fréquentation et créer par la suite une nouvelle déclaration avec une nouvelle date de début de fréquentation (le lendemain de la journée de fin de fréquentation) et le code du programme d'enseignement visé par la demande de certificat.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), des listes dénombrant quatre situations pour le secteur de la formation professionnelle en date du bilan 5 pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis un communiqué afin d'informer le réseau que la date de production du bilan 3 de l'année scolaire 2011-2012 a été modifiée. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître tous les détails.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis un communiqué afin d'informer les commissions scolaires que la date de production du bilan 6 de l'année scolaire 2010-2011 a été modifiée. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressés aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître tous les détails.

Il est à noter que, malgré le report du bilan 6 de l'année scolaire 2010-2011 au 26 avril 2012, la date limite pour la transmission des données servant au financement scolaire reste le 29 mars 2012.

VVeuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué adressé aux gestionnaires du contrôle de l'effectif scolaire des commissions scolaires concernant la validation de la mesure « Aide à la pension » pour l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez consulter ce communiqué afin de connaître les interventions requises de votre part.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué adressé aux gestionnaires du contrôle de l'effectif scolaire des commissions scolaires concernant l'utilisation de la carte d'assurance maladie comme pièce justificative dans l'application du Règlement sur la définition de résident du Québec. Vous pouvez consulter ce communiqué afin de connaître les détails relatifs à cette utilisation.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis des requêtes aux commissions scolaires, par l'entremise de l'Agenda des tâches, concernant les dossiers identifiés en erreur financière lors de l'opération de vérification externe et présentées au rapport de vérification. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les interventions requises.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué adressé aux gestionnaires du contrôle de l'effectif scolaire des commissions scolaires concernant la validation des élèves jeunes en dépassement de l'âge maximal pour l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez consulter ce communiqué afin de connaître les interventions requises de votre part.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 2 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Vous remarquerez que, depuis le 22 janvier 2012, le visuel du système Charlemagne a été amélioré. En effet, les couleurs et les sections ont été modifiées afin de se conformer au nouveau standard du Ministère. Il est important de noter que seul le visuel a été modifié.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le document « Évolution de la population EHDAA des années scolaires 2010-2011, 2009-2010 et 2008-2009 ». Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 5 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 1 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que plusieurs améliorations seront apportées à l'Agenda des tâches le 20 novembre 2011. Vous pouvez consulter le document explicatif suivant afin de prendre connaissance de ces améliorations : Améliorations à l'Agenda des tâches.

La Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis, au cours de l'année scolaire 2010-2011, plusieurs requêtes à l'Agenda des tâches, et ce, pour les trois secteurs de formation (formation générale des jeunes (FGJ), formation générale des adultes (FGA) et formation professionnelle (FP)). Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué transmis aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de les informer des impacts de ces tâches sur le bilan 5 et, par conséquent, sur le financement qui sera octroyé à chacune des commissions scolaires.

Durant la période de collecte des données du 30 septembre, il arrive que le programme de stage de l'élève ne soit pas toujours confirmé par l'organisme qui va recevoir cet élève. Dans ce cas, le Ministère suggère d'envoyer le code de programme probable dans la déclaration de type « Financement », quitte à le changer par la suite à l'aide d'une déclaration de type « Fréquentation », s'il y a lieu. Ceci permettra d'avoir le bon code de programme dans le contexte d'une cohérence entre la déclaration et une future demande d'émission de certificat ministériel de sanction en formation à un métier semi-spécialisé de la part de l'organisme scolaire. Cette solution vous évitera de patienter jusqu'à la fin du mois de novembre pour transmettre ou modifier le bon code de programme.

La donnée transmise au Ministère qui permet de suivre la situation de la taille des classes est le numéro du groupe d'élèves. Cette information est définie ainsi dans le Guide de déclaration en formation générale des jeunes.

Pour les élèves du préscolaire et du primaire dans le réseau public, la donnée « Numéro du groupe d'élèves » est obligatoire et doit être transmise sur les déclarations. Cependant, les élèves inscrits à l'éducation préscolaire 4 ans Passe-Partout ne sont pas soumis à cette obligation.

Les valeurs acceptées dans Charlemagne sont comprises entre 001 et 100 et représentent le regroupement d'élèves rattachés au même responsable (enseignant). Un groupe peut être associé à des élèves qui sont tous de même niveau (comme dans la grande majorité des cas), mais aussi à des groupes multi-âge (multiprogramme) de toute composition : intra-cycle et inter-cycle.

La donnée « Numéro du groupe d'élèves », sur une déclaration de financement (FIN) pour les élèves présents le 30 septembre, revêt une importance particulière pour le Ministère. En effet, elle nous renseigne sur l'organisation des services éducatifs et nous permet de suivre l'implantation de certaines mesures notamment la mesure de réduction du nombre d'élèves dans les groupes, mais aussi afin de vous faciliter certaines redditions de compte.

À l'analyse de la donnée « Numéro du groupe d'élèves » transmise à Charlemagne (Groupe-MELS et non Groupe-repère) au cours des deux dernières années, nous avons des écarts qui nous étonnent et pour lesquels nous souhaitons votre collaboration. Ces observations nous indiquent qu'il y aurait des groupes composés de moins de quatre élèves et d'autres allant jusqu'à 60 élèves dans la même classe.

Nous intervenons afin de vous sensibiliser au besoin que cette donnée soit ajustée à la réalité de votre organisation. Une intervention sera aussi faite auprès de vos fournisseurs de services informatiques afin d'avoir leur collaboration au besoin.

Les 27 et 29 septembre derniers se tenaient des sessions d'information offertes de concert par la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) et la Direction de la gestion des systèmes de collecte (DGSC). Vous trouverez le contenu de ces sessions à l'intérieur des deux présentations suivantes :

• Présentation de la DOFR (, 1,61 Mo)
• Présentation de la DGSC (, 126 Ko)
• Documents complémentaires à la présentation de la DGSC : exemple de l'Agenda des tâches et informations de concomitance qui seront ajoutées aux futurs bilans

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis un communiqué aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires ainsi qu'aux directrices et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés agréés aux fins de subventions concernant le dépôt, sur son site Internet, d'une liste identifiant les élèves pour lesquels un transfert d'allocation a été calculé. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces listes.

• Commissions scolaires (mesure 15210) (, 52 Ko)
• Établissements d'enseignement privés agréés (mesure 15030) (, 53 Ko)

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), des listes dénombrant quatre situations pour le secteur de la formation professionnelle en date du bilan 4 pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Les 17 et 20 octobre derniers se tenaient des sessions d'information offertes aux établissements d'enseignement privés de concert par la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) et la Direction de la gestion des systèmes de collecte (DGSC). Vous trouverez le contenu de ces sessions à l'intérieur des deux présentations suivantes :

• Présentation de la DOFR (, 2,02 Mo)
• Document complémentaire à la présentation de la DOFR : Droits de scolarité exigés des élèves venant de l'extérieur du Québec (, 1,32 Mo)
• Présentation de la DGSC (, 126 Ko)
• Document complémentaire à la présentation de la DGSC : Exemple de l'Agenda des tâches (, 349 Ko)

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a transmis un communiqué aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires concernant le contrôle des élèves en situation de dépassement de 900 heures de formation dans plus d'un secteur pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez consulter ce communiqué afin de prendre connaissance des interventions requises d'ici le 24 octobre 2011.

La Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR), de concert avec la Direction de la gestion des systèmes de collecte (DGSC), tiendra des rencontres d'information à l'intention des responsables du dossier de l'effectif scolaire en formation générale des jeunes (FGJ) les 17 et 20 octobre prochains à Québec et à Laval. Pour connaître les modalités d'inscription, vous pouvez consulter ce communiqué transmis aux directrices générales et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés. Voici également le formulaire d'inscription dont il est question à l'intérieur du communiqué ainsi que l'ordre du jour des rencontres.

Avec l'implantation du système Charlemagne, les heures déclarées et financées en formation générale des adultes (FGA) devaient être liées à la déclaration de participation aux cours. Or, dès les premiers bilans, nous avons observé que plusieurs commissions scolaires éprouvaient des problèmes à bien gérer cette nouvelle donnée. Il avait alors été convenu qu'une période d'adaptation serait accordée et que le financement serait effectué sans tenir compte de la déclaration de ces participations aux cours.

Après plus de deux ans, nous nous attendions à ce que toutes les commissions scolaires aient pris en considération cette règle de validation et aient adapté leur mode de déclaration. Le bilan 3 de l'année scolaire en cours (2010-2011) nous démontre qu'il y a quelques commissions scolaires qui déclarent peu ou pas de participations aux cours.

Nous demandons donc aux commissions scolaires visées par ce message de revoir leurs déclarations de participation aux cours afin que celles-ci soient faites, comme inscrit à l'article 2.4 du Guide de déclaration de la formation générale des adultes (FGA), et ce, avant le bilan 4 de l'année scolaire 2010-2011, prévu pour le 11 août 2011.

Il est important de noter que la règle de déclaration, précédemment expliquée, sera appliquée à partir de l'année scolaire 2011-2012 et, qu'en conséquence, les heures considérées au financement seront les heures déclarées liées à des participations aux cours du type « fréquentation ».

La Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR), de concert avec la Direction de la gestion des systèmes de collecte (DGSC), tiendra des rencontres d'information à l'intention des responsables du dossier de l'effectif scolaire en formation générale des jeunes (FGJ) les 27 et 29 septembre prochains à Québec et à Laval. Pour connaître les modalités d'inscription, vous pouvez consulter ce communiqué transmis aux gestionnaires du contrôle de l'effectif scolaire des commissions scolaires. Voici également le formulaire d'inscription dont il est question à l'intérieur du communiqué ainsi que l'ordre du jour des rencontres.

Veuillez prendre note des améliorations suivantes qui seront apportées le 25 septembre 2011 au système Charlemagne :

• Information sur l'anglais intensif au troisième cycle du primaire
  
  
  À la suite de l'annonce du premier ministre qui consiste à implanter l'enseignement de l'anglais intensif au troisième cycle du primaire, de nouvelles valeurs seront alors déployées dans Charlemagne.
  
  À partir de l'année scolaire 2011-2012, la nouvelle valeur « Anglais intensif » (14) sera alors ajoutée dans les catégories de programme particulier. Lorsque cette valeur sera choisie, un type de programme particulier devra être choisi parmi les nouvelles valeurs en lien avec ce programme particulier. Ces nouvelles valeurs représenteront les modèles d'enseignement intensif de l'anglais utilisés par les organismes. Une liste de ces valeurs sera ajoutée au Guide de déclaration en formation générale des jeunes (FGJ) pour l'ouverture de la prochaine collecte au début du mois d'octobre.
  
  Pour les élèves qui se retrouveront avec plus d'un programme particulier (par exemple : « Anglais intensif » ainsi que « Programme international » ou « Programme sport-études »), l'organisme scolaire ne pourra en déclarer qu'un seul pour cette année. L'organisme devra privilégier le programme particulier ayant une incidence sur le financement. Il est prévu de mettre en place la possibilité de transmettre plus d'un programme particulier par déclaration pour l'année scolaire 2012-2013.
  
  Finalement, afin de pouvoir déclarer la valeur « Anglais intensif » (14) ainsi que le modèle d'enseignement utilisé par l'organisme, ce dernier devra être inscrit à cet effet dans le système GDUNO.
• Transmission des lieux de naissance des parents en formation générale des jeunes (FGJ)
  
  
  La saisie des données « Lieu de naissance de la mère » et « Lieu de naissance du père » sera dorénavant obligatoire sur toutes les déclarations en formation générale des jeunes (FGJ) à partir de l'année scolaire 2011-2012.
  
  
• Données d'exemption des droits de scolarité pour les organismes scolaires privés non subventionnés
  
  
  Voici des nouvelles règles concernant les données d'exemption des droits de scolarité et qui s'appliqueront aux organismes scolaires privés non subventionnés :
  
  

  • En formation professionnelle (FP) et en formation générale des adultes (FGA), l'indicateur de gratuité scolaire devra être à « Non » (N) sur les déclarations où la source de financement sera différente de « Financement MELS » (01) ou de « Enveloppe dédiée » (02).
  • En formation générale des jeunes (FGJ), l'indicateur de gratuité scolaire devra être à « Non » (N) pour les déclarations des écoles gouvernementales et des installations privées non subventionnées.
  • Il est à noter que l'indicateur de gratuité scolaire devra également être à « Non » (N) pour les déclarations des installations privées subventionnées non agréées sauf pour celles où le type d'entente entre organismes est « Scolarisation » (01) et qui concernent les élèves handicapés ou en difficulté d'adaptation ou d'apprentissage (EHDAA) ou la mesure « Frais de scolarité hors réseau ».
    
    
• Déclarations d'élèves autochtones sans entente
  
  
  Le nouveau type d'entente entre organismes « Autochtone sans entente » (14) sera désormais disponible afin de permettre la déclaration des élèves autochtones scolarisés à l'extérieur de la réserve et sans entente. Il est à noter que, comme avec le type d'entente « Autochtone » (08), le numéro d'organisme devra être absent.
  
  
• Conflits de localisation concernant les déclarations de fréquentation de moins de dix jours
  
  
  Les déclarations de fréquentation (FRE) ayant une période de moins de dix jours ne seront plus ciblées par le contrôle sur les conflits de localisation.
  

Tel qu'annoncé dans ce communiqué le 18 mai 2010, la saisie des variables « Lieu de naissance de la mère » et « Lieu de naissance du père » sera dorénavant obligatoire sur toutes les déclarations en formation générale des jeunes (FGJ) à partir de l'année scolaire 2011-2012.

De plus, tel que convenu dans ce communiqué, voici le document donnant des directives plus précises en lien avec ce changement pour les cas où la cellule familiale ne correspondrait pas au modèle Charlemagne (mère et père) : Déclaration du lieu de naissance des parents - Situations particulières (, 64 Ko)

Vous pouvez maintenant consulter la présentation, sous format PowerPoint, qui sera utilisée lors des prochaines sessions d'information données par l'équipe de pilotage du système Charlemagne :

• Présentation - Sessions d'information (, 608 Ko)

Des directives, concernant la formation d'appoint visant l'obtention du droit de pratique à titre d'infirmière ou d'infirmier auxiliaire, seront acheminées aux directrices et directeurs généraux des commissions scolaires autorisées à dispenser le programme d'études « Santé, assistance et soins infirmiers » d'ici la fin du mois de juillet 2011. Nous demandons donc aux commissions scolaires concernées de retenir les déclarations des élèves dans cette situation d'ici à ce que la solution soit officiellement en place.

La récente mise en place des équivalences automatiques provoque un malentendu dans les commissions scolaires au niveau des élèves qui sont recommandés par leur ordre professionnel. Ces élèves doivent s'inscrire à des cours afin d'aller chercher certaines compétences (ou la partie d'une compétence) du programme « Santé, assistance et soins infirmiers » (SASI), mais dans une perspective d'actualisation. Le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) est à compléter la démarche qui verra naître un programme dédié à cette actualisation aux fins des exigences de l'Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec (OIIAQ). Des règles particulières viendront encadrer la nécessité, pour certains élèves, de venir reprendre des compétences à la demande de l'OIIAQ et cela aux fins du financement notamment. Ces élèves ne peuvent être exclus de la formation demandée par l'OIIAQ et des ajustements seront faits afin de financer ces activités même si, actuellement, elles sont détectées par le contrôle « Cours sanctionné plus d'une fois ».

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), une liste de l'effectif scolaire relative à la mesure d'aide à la pension au bilan 3 de l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 6 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), une liste identifiant les personnes-ressources à contacter en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), un rapport final traitant de l'extrapolation monétaire des erreurs financières en formation professionnelle pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ce rapport.

>Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis un communiqué aux directrices et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés agréés aux fins de subventions concernant le code d'exemption à la gratuité scolaire. Vous pouvez donc consulter ce communiqué afin de connaître les informations en rapport avec la déclaration des nouvelles valeurs.

• Ajout de la déclaration du type « Sanction » (SAN) dans le fichier de rétro-information opérationnelle des déclarations
  
  
  Les déclarations du type « Sanction » (SAN) seront dorénavant retournées dans le fichier de rétro-information opérationnelle des déclarations.
  
  Ce fichier contiendra dorénavant ces quatre types de déclarations :
  

  • déclarations de financement (FIN);
  • déclarations de fréquentation (FRE);
  • déclarations de sanction (SAN);
  • déclarations de service (SER).
    
    
• Modification dans la demande du fichier de rétro-information opérationnelle des déclarations
  
  
  Le nouveau paramètre « Type de déclaration » sera ajouté dans la demande du fichier de rétro-information opérationnelle des déclarations. Ce paramètre permettra de spécifier un type de déclaration pour lequel il faut produire le fichier de rétro-information en question. Les quatre valeurs suivantes seront alors offertes pour ce nouveau paramètre :
  
  

  • « Financement » pour recevoir seulement les déclarations de financement;
  • « Fréquentation » pour recevoir seulement les déclarations de fréquentation;
  • « Sanction » pour recevoir seulement les déclarations de sanction;
  • « Service » pour recevoir seulement les déclarations de service.
    
    

  Il est à noter que ce nouveau paramètre est optionnel et que s'il est laissé à blanc, le fichier retourné contiendra tous les types de déclarations.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), une liste d'élèves recevant des services d'accueil et de soutien à l'apprentissage du français pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Veuillez noter que des sessions d'information (et non des formations) seront offertes du 17 janvier au 5 mai 2011 par l'équipe de pilotage du système Charlemagne et qu'elles seront accessibles par les commissions scolaires, comme dans le cas des établissements d'enseignement privés. Ces sessions visent plus particulièrement les utilisateurs qui supervisent les processus internes de vos organismes. Les sujets de ces sessions sont énumérés dans l'ordre du jour, mais il est à noter qu'ils ne concernent pas la sanction des études.

Afin de respecter la capacité d'accueil des salles gracieusement offertes par les commissions scolaires hôtesses de ces sessions, le nombre de personnes qu'il sera possible d'inscrire sera limité à cinq par commission scolaire en formation générale des jeunes (FGJ), cinq par commission scolaire en formation générale des adultes (FGA)/formation professionnelle (FP) et une par établissement d'enseignement privé.

Vous pouvez consulter les documents qui suivent afin d'obtenir tous les détails sur ces sessions d'information. Les formulaires d'inscription doivent être transmis par courriel à l'adresse Charlemagne-SAU@education.gouv.qc.ca. Nous vous rappelons d'ailleurs qu'un seul formulaire par commission scolaire en FGJ, par commission scolaire en FGA/FP ou par établissement d'enseignement privé devra nous être transmis afin de faciliter la gestion des inscriptions.

• Ordre du jour (, 108 Ko)
• Emplacements détaillés (, 20 Ko)
• Points de réflexion sur le système Charlemagne (, 24 Ko)
• Formulaire d'inscription (, 40 Ko)

IMPORTANT : Les personnes qui étaient inscrites aux sessions d'information annulées à l'automne 2010 doivent obligatoirement se réinscrire à ces nouvelles sessions.

Pour les commissions scolaires n'ayant pas la possibilité de se joindre à nous lors de l'une ou l'autre de ces rencontres, nous vous offrirons très bientôt une alternative multimédia. Donc, plus particulièrement pour les commissions scolaires qui ne pourront se déplacer, veuillez porter une attention particulière à l'offre de services qui vous sera faite éventuellement sur le site extranet de Charlemagne. Si vous avez déjà une salle de vidéo-conférence à votre disposition (ou que vous avez simplement une webcam avec un microphone installés sur un ordinateur), vous serez probablement en mesure de nous joindre pour des rencontres.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 3 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué concernant la fermeture de l'année scolaire 2009-2010 et avisant qu'une intervention est requise afin de prendre connaissance des requêtes à l'Agenda des tâches (Mercure) d'ici le 15 avril 2011. Vous pouvez donc prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter les requêtes concernées.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), une liste identifiant les personnes-ressources à contacter en lien avec le contrôle de l'effectif scolaire. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Comme prévu, les activités de financement concernant l'année scolaire 2009-2010 se terminent aujourd'hui le 1^er avril 2011. À partir de ce soir, il ne vous sera donc plus possible de faire des déclarations complètes ou de modifier des déclarations existantes pour demander du financement. Pour les cours de formation professionnelle (FP), ceux qui seront reçus à compter d'aujourd'hui seront considérés à la sanction, mais ne le seront pas au financement.

Toutefois, la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) constate qu'environ 1000 dossiers ciblés pour des contrôles, donc non reconnus au financement, sont encore en attente d'une intervention des organismes scolaires. Avant de fermer définitivement l'année scolaire 2009-2010 (production du bilan 6), la DOFR aimerait d'abord statuer sur ces dossiers.

Il serait donc important de mettre une priorité sur le retour de ces dossiers pour lesquels vous croyez avoir droit au financement. De plus, pour les dossiers auxquels vous renoncez, nous vous demandons de simplement nous confirmer que vous acceptez le refus au financement par un court texte dans une intervention finale afin d'éviter de laisser des dossiers en suspens.

La DOFR publiera un communiqué la semaine prochaine amenant des précisions sur la suite des événements et la date de production du bilan 6.

Veuillez noter que la session d'information offerte par l'équipe de pilotage du système Charlemagne et initialement prévue pour le 24 mars 2011 a été reportée au 5 mai 2011. Toutes les personnes inscrites à la session du 24 mars ont été avisées et réinscrites automatiquement à celle du 5 mai. Merci pour votre compréhension.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué adressé aux directrices et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés concernant les élèves jeunes en dépassement de l'âge maximal et avisant qu'une intervention est requise, d'ici le 25 mars prochain, sur chacune des requêtes qui ont été émises afin que la DOFR puisse reconnaître ces déclarations aux fins de financement.

La Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déterminé les prochaines dates de production des bilans du système Charlemagne à venir pour terminer l'année scolaire 2009-2010 ainsi que pour l'année scolaire 2010-2011.

• Pour terminer l'année scolaire 2009-2010 :
  • Bilan 6 : 1^er avril 2011
    
    
• Pour l'année scolaire 2010-2011 :
• Bilan 2 : 28 janvier 2011
• Bilan 3 : 8 avril 2011
• Bilan 4 : 12 août 2011
• Bilan 5 : 9 décembre 2011
• Bilan 6 : 2 avril 2012

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) déposera le 23 février prochain, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), l'application informatique vous permettant de formuler vos demandes d'allocations dans le cadre des journées pédagogiques et de la semaine de relâche de l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre qui servira à utiliser cette application.

Veuillez prendre note des trois améliorations suivantes qui seront apportées le 27 février 2011 au système Charlemagne :

• Consulter les résultats des apprentissages d'un élève
  

  Veuillez noter que la colonne « Régime » (Régime pédagogique), actuellement visible lors de la consultation des résultats des apprentissages d'un élève, ne sera plus affichée à partir du 27 février 2011.

• Financement en formation générale des adultes (FGA) à partir de l'année scolaire 2009-2010
  

  Selon la situation actuelle, pour qu'une déclaration en FGA soit reconnue aux fins de financement, il doit y avoir au moins une participation aux cours avec un type de services « Fréquentation ». Cependant, à partir du 27 février 2011, l'élève inscrit au parcours « semi-spécialisé » (parcours 08) ne requerra plus de participation aux cours.

• Séquences de mathématiques en formation générale des jeunes (FGJ)
  

  Les nouvelles séquences de mathématiques entraînent un nombre de groupes additionnels dans les petites écoles et une règle budgétaire a dû être proposée afin de respecter les engagements ministériels. Il sera donc maintenant possible de recueillir les données de groupes en mathématiques à partir de l'année scolaire 2011-2012. Il est à noter que ceci ne touche que la formation générale des jeunes (FGJ) et ne concerne que le réseau public (donc seulement au niveau des commissions scolaires).

  Afin de recueillir ces nouvelles données, un nouveau bloc « Services éducatifs au secondaire » sera ajouté dans la déclaration de financement en FGJ. Ce nouveau bloc contiendra deux champs :

  • Le premier champ contiendra le code de cours. Il est à noter que seules douze valeurs seront acceptées. Ce ne sont que des codes de cours de deuxième cycle du secondaire. Ces valeurs possibles représenteront six codes de cours en quatrième secondaire (donc trois en français et trois en anglais) et six codes de cours en cinquième secondaire (encore ici, trois en français et trois en anglais). 
    Voici les cours qui seront donc acceptés avec cette amélioration :
    • Mathématiques de quatrième secondaire (cours français et anglais)
      • Culture, société et technique
      • Technico-sciences
      • Sciences naturelles
    • Mathématiques de cinquième secondaire (cours français et anglais)
      • Culture, société et technique
      • Technico-sciences
      • Sciences naturelles
  • Le deuxième champ contiendra le numéro de groupe de mathématiques (donnée alphanumérique à trois positions). Il est à noter que cette donnée est obligatoire lorsque le code de cours est présent.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), une liste amendée de l'effectif scolaire pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis des requêtes, par l'entremise de l'Agenda des tâches, concernant les dossiers identifiés en erreur financière par la vérificatrice ou le vérificateur externe au secteur des adultes en formation générale et au secteur de la formation professionnelle pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les interventions requises d'ici le 11 mars 2011.

Veuillez noter que nous éprouvons actuellement certaines difficultés techniques avec le rapport de simulation des règles de sanction en formation générale. En effet, lorsque le rapport de simulation est demandé sans « établir la trace », il affiche actuellement des données erronées. L'équipe informatique a immédiatement pris en charge cette problématique et a estimé que le problème devrait être corrigé aux alentours du 10 mars 2011. D'ici là, nous vous invitons à cocher l'option « établir la trace » lors de vos demandes de simulation des règles de sanction en formation générale afin d'obtenir un rapport qui fournit les données exactes.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis des requêtes, par l'entremise de l'Agenda des tâches, concernant les dossiers identifiés en erreur financière par la vérificatrice ou le vérificateur externe au secteur des jeunes en formation générale pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les intervention requises d'ici le 25 février 2011.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), deux listes d'élèves recevant des services d'accueil et de soutien à l'apprentissage du français pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), trois listes d'élèves inscrits en alternance travail-études, en concomitance et en reconnaissance des acquis et des compétences au secteur de la formation professionnelle pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 2 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires (, 48 Ko)
• Établissements d'enseignement privés (, 44 Ko)

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a récemment transmis un communiqué concernant des rencontres d'information à l'intention des responsables du dossier de l'effectif scolaire des adultes en formation générale (FGA) et de la formation professionnelle (FP). Vous pouvez consulter ce communiqué ainsi que l'ordre du jour transmis aux gestionnaires du contrôle de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître toutes les informations relatives à ces rencontres (détails, dates, emplacements, etc.).

Vous devrez remplir ce formulaire d'inscription et y suivre les indications afin de confirmer votre présence à ces rencontres d'ici le 3 février prochain.

Veuillez également noter que ces rencontres d'information ne sont pas en lien avec celles offertes par l'équipe de pilotage du système Charlemagne.

Veuillez noter que, contrairement à ce qui était prévu initialement au niveau de la formation générale des adultes (FGA) et de la formation professionnelle (FP), l'impression des documents officiels de sanction prévue le 3 février 2011 concernera tous les élèves (diplômés et non diplômés).

Il n'y a pas de changement au niveau de la formation générale des jeunes (FGJ) et tous les documents officiels de sanction seront également imprimés.

Conformément au Calendrier 2010-2011 des opérations et des publications de la sanction des études du système Charlemagne, veuillez noter que les résultats de la session de janvier 2011 en formation générale des jeunes (FGJ) doivent être reçus au Ministère au plus tard le 3 février 2011 à 16 h. Si vous transmettez ces résultats en lot à partir de l'application de votre fournisseur de services informatiques, veuillez tenir compte des délais de transmission et vous assurer de compléter ces transactions plusieurs minutes à l'avance.

Toutes les fonctionnalités de l'application Charlemagne seront à nouveau accessibles le lundi 7 février à 8 h 30 ou dès que les opérations de sanction seront terminées.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), un nouveau projet du guide des droits de scolarité exigés des élèves venant de l'extérieur du Québec (version commission scolaire) pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette production.

Durant la période de collecte des données du 30 septembre, il arrive que le programme de stage de l'élève ne soit pas toujours confirmé par l'organisme qui va recevoir cet élève. Dans ce cas, le Ministère suggère d'envoyer le code de programme probable dans la déclaration de type « financement », quitte à le changer par la suite à l'aide d'une déclaration de type « fréquentation », s'il y a lieu. Ceci permettra d'avoir le bon code de programme dans le contexte d'une cohérence entre la déclaration et une future demande d'émission de certificat ministériel de sanction en formation à un métier semi-spécialisé de la part de l'organisme scolaire. Cette solution vous évitera de patienter jusqu'à la fin du mois de novembre pour transmettre ou modifier le bon code de programme.

Veuillez noter qu'un communiqué concernant la déclaration des variables « Lieu de naissance de la mère » et « Lieu de naissance du père » dans Charlemagne a été transmise aux organismes scolaires le 18 mai 2010. Cette note explique brièvement que les variables en question seront dorénavant obligatoires sur la déclaration en formation générale des jeunes (FGJ) à partir de l'année scolaire 2011-2012. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué en cliquant sur le lien suivant :
Déclaration des variables « Lieu de naissance de la mère » et « Lieu de naissance du père » dans Charlemagne

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 5 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires (, 50 Ko)
• Établissements d'enseignement privés agréés (, 46 Ko)

Veuillez noter que toutes les problématiques concernant l'attribution automatisée des équivalences en formation professionnelle (FP) sont maintenant corrigées. Ceci s'applique donc à la simulation des équivalences en formation professionnelle ainsi qu'à l'attribution d'une équivalence pour un cours réussi à une date ultérieure. Il est à noter qu'au niveau de la simulation des équivalences en FP, le rapport de simulation n'indiquera pas les équivalences déjà accordées dans le dossier de l'élève.

• Commissions scolaires (, 56 Ko)
• Établissements d'enseignement privés agréés (, 60 Ko)

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), le bilan 1 du système Charlemagne pour le secteur des jeunes en formation générale ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires (, 56 Ko)
• Établissements d'enseignement privés agréés (, 60 Ko)

Nous vous avisons que lors de la période des fêtes, c'est-à-dire du 23 décembre 2010 au 4 janvier 2011 inclusivement, les services aux systèmes Charlemagne, Ariane et GDUNO seront maintenus. Cependant, les équipes de pilotage et de soutien seront réduites avec aucun engagement de rétablir les services en cas de panne.

Veuillez noter également qu'il y aura un arrêt des opérations ministérielles et que les fichiers reçus par télétransmission après 18 h le mercredi 22 décembre 2010 ne seront traités que le mercredi 5 janvier 2011 après 8 h.

Veuillez noter que la sanction des résultats a été réactivée en formation générale des jeunes (FGJ), en formation générale des adultes (FGA) ainsi qu'en formation professionnelle (FP).

L'activité « Soumettre une demande de simulation » est de nouveau disponible dans le système Charlemagne. Il existe toutefois une problématique en lien avec la fonctionnalité permettant la simulation pour l'attribution des équivalences en formation professionnelle. Ceci nous empêche de pouvoir assurer la validité des résultats obtenus. En attendant que le correctif soit apporté, nous vous invitons donc à ne pas utiliser la simulation pour l'attribution des équivalences en formation professionnelle. Il est prévu de corriger cette situation pour le 12 décembre prochain.

Veuillez noter que la fonctionnalité qui permet de produire le rapport d'un dossier d'élève au PPS pour plus d'un code permanent à la fois (maximum 100) est actuellement en problème. Il est donc impossible d'importer un fichier XML par cette fonctionnalité. Cependant, la production de ce rapport pour un code permanent à la fois est toujours active et fonctionne normalement. Ce rapport peut être demandé dans le système Charlemagne à l'activité « Demander l'exécution d'un rapport, d'une liste ou d'un fichier » sous l'onglet « Soutien à la tâche ». La correction est prévue pour le 12 décembre 2010.

Nous tenons à vous rappeler que le premier bilan des effectifs scolaires pour l'année 2010-2011 aura lieu à compter du vendredi 26 novembre 2010 à 16 h 30. Par conséquent, le système Charlemagne sera fermé durant toute l'opération et rouvrira dès que le tout sera complété.

Il est important de noter que toutes les déclarations de financement (FIN), pour les organismes scolaires subventionnés en formation générale des jeunes (FGJ), transmises après ce bilan généreront des tâches à l'Agenda (contrôle des déclarations en attente). De plus, il ne faut pas oublier que les codes de difficulté pour les élèves handicapés ou en difficulté d'adaptation ou d'apprentissage (EHDAA) doivent maintenant être déclarés avant ce premier bilan. Les seules exceptions se situeront au niveau des EHDAA dont le code permanent n'est connu que depuis moins d'un mois ou n'est pas encore déterminé.

À la suite des modifications technologiques du 7 novembre 2010, nous avons constaté que l'ordre de présentation de l'information présentée sur tous les rapports de qualification ne s'affiche pas correctement. En effet, certaines colonnes ou lignes ont été déplacées. Par contre, nous tenons à vous aviser que les données présentes sur ces rapports sont exactes. Seul l'ordre de présentation est différent. Le tout devrait revenir à la normale dans les prochaines semaines.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a récemment transmis un communiqué concernant la transmission massive de l'effectif scolaire en formation générale des jeunes (FGJ) pour l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux organismes scolaires afin de connaître les directives en lien avec la fin de cette transmission massive prévue pour le 26 novembre prochain.

• Commissions scolaires (, 60 Ko)
• Établissements d'enseignement privés , 64 Ko)

C'est à partir d'aujourd'hui qu'il est possible de transmettre vos déclarations en formation générale des jeunes pour l'année scolaire 2010-2011. Nous tenons donc à vous rappeler que toute l'information nécessaire afin de transmettre ces déclarations se trouve à l'onglet « Documentation ». Vous y trouverez, entre autres, le guide de déclaration en formation générale des jeunes (FGJ). Vous pouvez également consulter les capsules de formation pour vous aider dans votre tâche. Ces capsules sont accessibles à l'onglet « Formation ».

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis un communiqué aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires concernant le contrôle des élèves en situation de dépassement de 900 heures de formation dans plus d'un secteur pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez consulter ce communiqué (, 72 Ko) afin de prendre connaissance des directives énoncées.

Veuillez noter que le bouton « Imprimer » dans l'Agenda des tâches est actuellement non disponible. Ce bouton vous donne normalement la possibilité de générer la liste de vos tâches en format PDF afin de vous permettre de l'imprimer ou de la sauvegarder sur votre poste de travail. L'équipe informatique a pris en charge cette problématique et devrait corriger cette situation vers la fin du mois de novembre.

Veuillez noter que la sanction des résultats en formation générale des jeunes (FGJ), en formation générale des adultes (FGA) et en formation professionnelle (FP) a été suspendue jusqu'à nouvel ordre afin de faire la correction d'une situation problématique. La simulation a également été suspendue. Les résultats resteront donc en traitement jusqu'à ce que le correctif soit apporté (vers la fin du mois de novembre).

Veuillez noter que le système Charlemagne fermera du 5 novembre 2010 à 18 h jusqu'au 8 novembre 2010 à 8 h afin de procéder à la mise en place de modifications technologiques.

De plus, à la réouverture du système, si vous faites usage d'un raccourci pour accéder directement au système, il est important de savoir que l'adresse de connexion sera modifiée. Vous pouvez consulter ce communiqué qui a été transmis par courriel à tous les utilisateurs du système Charlemagne et qui donne les directives à suivre si vous êtes dans cette situation.

Veuillez noter que des sessions d'information (et non des formations) seront offertes du 4 octobre au 9 novembre 2010 par l'équipe de pilotage du système Charlemagne et qu'elles seront accessibles par les commissions scolaires, comme dans le cas des établissements d'enseignement privés. Ces sessions visent plus particulièrement les utilisateurs qui supervisent les processus internes de vos organismes. Les sujets de ces sessions sont énumérés dans l'ordre du jour, mais il est à noter qu'ils ne concernent pas la sanction des études.

Afin de respecter la capacité d'accueil des salles gracieusement offertes par les commissions scolaires hôtesses de ces sessions, le nombre de personnes qu'il sera possible d'inscrire sera limité à cinq par commission scolaire en formation générale des jeunes (FGJ), cinq par commission scolaire en formation générale des adultes (FGA)/formation professionnelle (FP) et une par établissement d'enseignement privé.

Vous pouvez consulter les documents qui suivent afin d'obtenir tous les détails sur ces sessions d'information. Les formulaires d'inscription doivent être transmis par courriel à l'adresse Charlemagne-SAU@education.gouv.qc.ca. Nous vous rappelons d'ailleurs qu'un seul formulaire par commission scolaire en FGJ, par commission scolaire en FGA/FP ou par établissement d'enseignement privé devra nous être transmis afin de faciliter la gestion des inscriptions.

• Ordre du jour (, 108 Ko)
• Formulaire d'inscription (, 39 Ko)
• Emplacements détaillés (, 28 Ko)
• Points de réflexion sur le système Charlemagne (, 24 Ko)

Cette tournée de sessions d'information, débutant le 4 octobre prochain, se réalisera avec certaines contraintes budgétaires importantes et ne pourra pas se déplacer partout au Québec. Pour les commissions scolaires n'ayant pas la possibilité de se joindre à nous lors de l'une ou l'autre de ces rencontres, nous vous offrirons très bientôt une alternative multimédia. Nous sommes à déterminer les paramètres de sessions d'information par Internet afin de compléter notre tournée et ainsi rejoindre le plus grand nombre d'organismes scolaires d'ici la fin du mois de novembre. Donc, plus particulièrement pour les commissions scolaires des régions administratives 01, 02, 08, 09, 10 et 11 qui ne pourront se déplacer, veuillez porter une attention particulière à l'offre de services qui vous sera faite d'ici le mois de novembre sur le site extranet de Charlemagne. Si vous avez déjà une salle de vidéo-conférence à votre disposition (ou que vous avez simplement une webcam avec un microphone), vous serez probablement en mesure de nous joindre pour des rencontres. Notre objectif serait de rencontrer, en vidéo-conférence, trois commissions scolaires à la fois sur des contenus prédéterminés (soit sur la formation générale des jeunes, soit sur la formation générale aux adultes ou soit sur la formation professionnelle). D'ailleurs, il se peut que nous préconisions ce type de rencontres thématiques à compter de l'année prochaine, et ce, pour tout le Québec. Sachez cependant que le succès de telles sessions repose sur la discipline de tous les participants.

Veuillez noter qu'à la demande de plusieurs organismes scolaires, un nouveau document de support a été créé et déposé à la section « Produire les rapports et les travaux en différé » de la page des procédures opérationnelles. Cette dernière page est accessible à l'onglet « Documentation ». Ce nouveau document donne beaucoup de renseignements concernant tous les rapports et fichiers qu'il est possible de produire dans le système Charlemagne à l'activité « Demander l'exécution d'un rapport, d'une liste ou d'un fichier ».

Les 21 et 23 septembre derniers se tenaient des sessions d'information offertes par la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR). Vous trouverez le contenu de ces sessions à l'intérieur des deux présentations suivantes :

• Présentation du matin (, 1,60 Mo)
• Présentation de l'après-midi (, 1,29 Mo)

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis un communiqué aux directrices et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés agréés aux fins de subventions concernant le dépôt, sur son site Internet, d'une liste identifiant les élèves pour lesquels un transfert d'allocation a été calculé­. Vous pouvez consulter ce communiqué (, 56 Ko) afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette liste.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a transmis un communiqué aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires concernant le dépôt, sur son site Internet, d'une liste identifiant les élèves pour lesquels un transfert d'allocation a été calculé­. Vous pouvez consulter ce communiqué (, 58 Ko) afin de connaître la marche à suivre pour consulter cette liste.

On peut maintenant transmettre rétroactivement les données des élèves inscrits et scolarisés en concomitance pour l'année scolaire 2009-2010. Cependant, il est possible que le déploiement ne soit pas encore complet pour toutes les commissions scolaires.

Tenant compte de ce fait et comme le bilan 4 prévu pour le 3 septembre prochain arrive rapidement, les unités concernées par ce dossier au Ministère énoncent les directives suivantes :

• Pour l'année scolaire 2009-2010, il n'est pas requis de modifier les déclarations déjà transmises au MELS afin d'y ajouter les données « Nombre d'heures en FG » et « Entente de concomitance ». Cependant, vous devez vous assurer que tous les élèves en concomitance font l'objet d'une déclaration en formation professionnelle (FP) et d'une seconde en formation générale (aux jeunes (FGJ) ou aux adultes (FGA) selon ce qui a été mis en place pour chaque élève). Le financement de ces activités se fera sur la base des données que nous aurons pour tout élève qui aura une déclaration en FP et en FG.

• Toutefois, si vous avez mis en place des groupes avec des horaires intégrés et que vous voulez obtenir le financement de la mesure 30280, vous devrez acheminer vos demandes pour cette allocation en utilisant l'outil informatique élaboré à cette fin et accessible à l'adresse suivante : https://www7.education.gouv.qc.ca/dgfpt/paeep/index.php

• Pour les commissions scolaires qui voudraient revenir sur l'année scolaire 2009-2010 et déclarer les caractéristiques de ces élèves en concomitance, voici quelques indications :

  • deux données sont obligatoires : « Nombre d'heures en FG » et « Entente de concomitance et l'organisme en cause »;

  • le nombre d'heures en FG dans la déclaration de FP sera un nombre d'heures prévues à l'horaire de l'élève, car la déclaration de formation professionnelle sera faite au début de la formation;

  • en contrepartie, le nombre d'heures de la déclaration en FG dépendra si cette fréquentation est faite en FGJ ou en FGA;

  • si la FG est faite dans une école secondaire, donc en FGJ, ici aussi, nous aurons un nombre d'heures prévues à l'horaire de l'élève dans la déclaration en FGJ, qu'elle soit une déclaration de financement (FIN) ou une déclaration de fréquentation (FRE), donc potentiellement les mêmes que celles qui auront été déclarées en FP;

  • si la FG est faite dans un centre d'éducation aux adultes, donc en FGA, le nombre d'heures dans la déclaration en FGA sera celui qui correspond aux heures fréquentées comme toute déclaration en FGA. La commission scolaire pourrait alors modifier, à la fin de la formation, le nombre d'heures indiquées dans la déclaration de FP;

  • pour l'entente de concomitance, l'organisme en cause sera normalement une école ou un centre d'éducation aux adultes de la même commission scolaire. Cependant, rien n'empêche que la FG soit dispensée par une autre commission scolaire;

  • deux données sont optionnelles : « Autre mesure - concomitance intégrée » et « Condition d'admission »;

  • une donnée sera issue d'un traitement « Nombre d'heures reconnues en FG ». Cette valeur comparera la donnée des heures de FG déclarées à la FP et les heures retrouvées en FGJ ou FGA et gardera la moindre des deux données aux fins du financement;

  • un élève qui aura débuté en FGJ à temps plein au 30 septembre et qui quittera en cours d'année pour s'inscrire en FP tout en poursuivant des activités de concomitance devra faire l'objet d'une fermeture de sa déclaration de FIN et la création d'une déclaration de FRE avec l'indication des heures qu'il aura à son horaire pour le reste de l'année.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), pour les secteurs des jeunes et des adultes en formation générale et pour la formation professionnelle, le bilan 4 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires (, 45 Ko)
• Établissements d'enseignement privés agréés (, 44 Ko)

Veuillez prendre note des cinq améliorations suivantes qui seront apportées le 27 septembre 2010 au système Charlemagne :

• Activation d'un ancien contrôle en formation professionnelle (FP)

  Le contrôle du 120 %, prévu aux règles budgétaires et encore inactif depuis l'implantation du système Charlemagne, sera mis en place à compter de l'année scolaire 2010-2011. Les cours pour lesquels des heures seront coupées au financement seront documentés lors des différents bilans. Pour le moment, ces coupures seront prises en compte seulement lors de la confirmation des allocations budgétaires et non directement aux bilans déposés en format PDF sur le site Internet de la DGFE. Toutefois, lorsque vous regarderez les sanctions de ces élèves, les coupures totales ou partielles des heures normatives seront visibles. Nous rendrons ces coupures visibles aux bilans lors d'une autre modification prévue dans les prochains mois.

• Nouvelles zones au bilan de la formation professionnelle (FP)

  Deux nouvelles zones seront ajoutées au bilan de la formation professionnelle. Ces deux zones serviront à renseigner les commissions scolaires qui offriront du temps partiel ou des petits groupes en lien avec les sous-mesures de la mesure « Soutien de l'offre régionale en formation professionnelle » (30350) des règles budgétaires.

• Réception des déclarations de financement (FIN) et de fréquentation (FRE)

  À partir de l'année scolaire 2010-2011, il ne sera plus possible de nous transmettre des déclarations de financement (FIN) et de fréquentation (FRE) pour des événements qui sont à venir. Les dates de début et de fin de ces déclarations devront donc être antérieures ou égales à la date du jour comme c'est le cas en formation générale des adultes et en formation professionnelle. Cependant, la déclaration de sanction (SAN) n'est pas soumise à cette règle afin de permettre des inscriptions à des examens.

• Nombre d'heures à zéro

  À partir de l'année scolaire 2010-2011, au secondaire, le nombre d'heures devra obligatoirement être supérieur à zéro sur les déclarations de financement (FIN) et de fréquentation (FRE).

• Préparation à la formation professionnelle

  En formation générale des jeunes (FGJ), les élèves inscrits avec la catégorie de programme particulier « Préparation à la formation professionnelle » (13) devront obligatoirement être en troisième année du secondaire dans les parcours « Formation générale » ou « Formation générale appliquée ».

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a récemment transmis un communiqué concernant le dépôt, sur son site Internet (www.education.gouv.qc.ca/dgfe), d'une liste des élèves inscrits aux services d'accueil et de soutien à l'apprentissage du français pour l'année scolaire 2008-2009. Vous pouvez consulter ce communiqué afin de connaître la marche à suivre pour visualiser cette liste.

Toute demande de certificat en formation de la part d’un organisme scolaire auprès de la Direction de la sanction des études et menant à l’exercice d’un métier semi-spécialisé doit s’appuyer, pour l’année scolaire concernée, sur une déclaration de type « Financement » ou de type « Fréquentation » pour le programme d’enseignement visé par la demande de certificat.

Dans l’éventualité où le programme d’enseignement visé par la demande de certificat n’est pas celui fourni dans la déclaration de type « Financement » ou de type « Fréquentation », l’organisme scolaire doit fermer la déclaration concernée par une date de fin de fréquentation et un motif de fin de fréquentation et créer par la suite une nouvelle déclaration avec une nouvelle date de début de fréquentation (le lendemain de la journée de fin de fréquentation) et le code du programme d’enseignement visé par la demande de certificat.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a récemment transmis un communiqué concernant des rencontres d'information à l'intention des responsables du dossier de l'effectif scolaire des jeunes en formation générale. Vous pouvez consulter ce communiqué ainsi que l'ordre du jour transmis aux gestionnaires du contrôle de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître toutes les informations relatives à ces rencontres (dates, emplacements, ordre du jour, etc.).

Vous devrez remplir ce formulaire d'inscription et y suivre les indications afin de confirmer votre présence à ces rencontres d'ici le 15 septembre prochain.

Veuillez noter que l'ajustement des accès aux tâches de votre organisme scolaire auront pour effet d'attribuer aux utilisateurs de l'Agenda des tâches les affectations aux organismes scolaires spécifiquement demandées sur la demande d'accès interactif au système Charlemagne (annexe 3) plutôt que celles de l'ensemble de la commission scolaire ou de l'établissement d'enseignement privé.

Cette amélioration permettra également de régulariser les rares situations où certains utilisateurs devaient gérer deux codes utilisateur dans le cadre de leur travail. Si c'est votre cas, nous vous suggérons alors de contacter le Service aux utilisateurs (SAU) qui pourra ainsi apporter les corrections nécessaires à votre profil d'utilisateur.

Cette modification sera appliquée dimanche le 20 juin 2010

Veuillez prendre note des sept améliorations suivantes qui seront apportées prochainement au système Charlemagne :

• Qualification FGA

  Dans la qualification FGA, la nouvelle section de dénombrement « Nombre de ETP déclarés MELS » sera ajoutée au-dessus du bloc « Nombre de ETP financés par le MELS » pour connaître le nombre de ETP déclarés, et ce, pour chaque service d’enseignement.

  Le libellé « Nombre d’élèves financés par le MELS » sera remplacé par « Nombre de déclarations financées par le MELS ».

  L’information sera donc présentée comme suit :

  • Nombre de déclarations financées par le MELS
  • Nombre de ETP déclarés MELS
  • Nombre de ETP financés par le MELS

  Un total, correspondant à la somme des ETP déclarés de tous les services d’enseignement, sera affiché à la fin de la ligne.

  Cette amélioration est en place depuis le 21 mars 2010.

• Sensibilisation à l’entrepreneuriat

  L’inscription et la sanction du cours « Sensibilisation à l’entrepreneuriat » ne seront plus comptabilisées dans le cumul FP d’un programme.

  Cette amélioration est en place depuis le 21 mars 2010.

• Concomitance

  La notion de concomitance implique des activités de formation générale en parallèle avec des activités de formation professionnelle. Comme les règles budgétaires précisent que les activités de concomitance en formation générale bénéficient de paramètres de financement distincts des paramètres des élèves inscrits seulement en formation générale, il faut les recenser et les traiter spécifiquement.

  D’une part, les activités de formation générale, qu’elles soient de formation générale des jeunes ou de formation générale des adultes, doivent être déclarées selon les modalités de la formation générale des jeunes ou de la formation générale des adultes.

  Toutefois, elles devront aussi être déclarées en formation professionnelle afin de pouvoir être prises en compte pour le financement.

  La nouvelle donnée devrait correspondre aux activités, intégrées ou non, qui sont à l’horaire de l’élève en formation professionnelle. Ces activités peuvent être en lien avec la condition d’admission à atteindre ou peuvent mener au DES si le cheminement est celui d’un DEP-DEC.

  Charlemagne gérera la donnée déclarée en formation professionnelle et la validera avec celle observée en formation générale des jeunes ou en formation générale des adultes afin de définir les heures de formation générale à financer et, pour certaines situations, à l’exclure du financement en formation générale pour éviter le financement en double. Afin de porter un jugement éclairé, une entente de concomitance avec l’organisme en cause (école ou centre pour adultes) sera ajoutée à la déclaration de formation professionnelle.

  Cette amélioration est prévue pour le 30 mai 2010.

• Nouvelle déclaration de service

  Dans le cadre de la démarche des services d’accueil, de référence, de conseil et d’accompagnement (SARCA), de nouvelles dispositions seront mises en place dans Charlemagne.

  D’une part, une déclaration de service prendra en charge les SARCA. Cette déclaration de service est une déclaration partielle qui servira à recueillir le « bilan des acquis » et le « second niveau d’accueil » dans les différents parcours recueillis dans Charlemagne.

  D’autre part, cette déclaration de service pourra éventuellement recueillir de l’information sur une troisième phase des SARCA : le « stage d’un jour ».

  Pour recueillir les données des SARCA, il y aura deux parcours disponibles :

  • Bilan des acquis (valeur 15);
  • Second niveau d’accueil (valeur 18).

  Cette déclaration n’a pas de service d’enseignement ni d’informations de sanction qui s’y réfèrent. Il n’y a aucun contrôle sur ces déclarations et elles ne seront pas recensées au bilan, mais seront visibles au fichier de rétro-information opérationnelle des déclarations, donc à la qualification.

  Les déclarations complètes qui ont été créées pour le bilan des acquis seront converties par le Ministère en déclarations de service.

  Cette amélioration est prévue pour le 30 mai 2010.

• Nouveau fichier de rétro-information

  Un nouveau fichier de rétro-information sera disponible et produira, pour un organisme et une année scolaire donnés, un fichier des mentions partielles et obtenues pour les élèves fréquentant cet organisme. De plus, le résultat des règles de sanction sera retourné à l’organisme. Ce nouveau fichier sera accessible dans le système Charlemagne à l’activité « Demander l’exécution d’un rapport, d’une liste ou d’un fichier », que l’on trouve au sous-menu « Soutien à la tâche ».

  Cette amélioration est prévue pour le 30 mai 2010.

• Transmission de résultats pour les TENS ou un TDG

  Dorénavant, toutes les transmissions de résultats, pour les « tests d’équivalence de niveau de scolarité » (TENS) ou pour un « test de développement général » (TDG), devront être conformes à ce qui est décrit dans le Guide de gestion de la sanction des études secondaires. Plus précisément, de nouvelles règles seront mises en place afin de faire respecter le délai de transmission d’un premier résultat ainsi que le délai avant de pouvoir transmettre un résultat pour une reprise.

  Cette amélioration est prévue pour le 30 mai 2010.

• Relevé des apprentissages

  Le libellé « Diplôme obtenu » sera ajouté à l’en-tête de la section où s’affichent les mentions accordées sur le relevé des apprentissages.

  Cette amélioration est prévue pour le 30 mai 2010.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet, les nouveaux bilans 3 amendés du système Charlemagne pour l'année scolaire 2009-2010 ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement. Ces bilans seront utilisés pour déterminer les paramètres initiaux de l'année scolaire 2010-2011. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires (, 57 Ko)
• Établissements d'enseignement privés en formation générale (, 50 Ko)

Un addenda a été ajouté au Guide d'accompagnement pour l'analyse des conditions d'admission en formation professionnelle. Cet addenda est accessible sur le site Internet du ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport. Vous pouvez consulter ce document à l'adresse suivante :

• http://www.inforoutefpt.org/documents/GuideAccompCondAdm_Addenda.pdf

Le guide complet est également accessible sur le site du ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport. Vous pouvez le consulter à l'adresse suivante :

• http://www.inforoutefpt.org/documents/GuideAccompCondAdm.pdf

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet, le bilan 6 du système Charlemagne pour l'année scolaire 2008-2009 ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la marche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué concernant la déclaration de l'effectif scolaire du secteur des adultes en formation générale et en lien avec la pandémie de la grippe A(H1N1) pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires du contrôle de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les démarches à suivre au niveau de la déclaration d'un élève qui doit s'absenter du centre en raison de cette grippe.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires (, 72 Ko) concernant les conflits de localisation qui figurent à l'Agenda des tâches et avisant qu'une intervention est requise, d'ici le 2 avril prochain, afin de permettre la régularisation de ces dossiers aux fins de financement pour l'année scolaire 2009-2010.

La Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déterminé les prochaines dates de parution des bilans du système Charlemagne à venir pour terminer l'année scolaire 2008-2009 ainsi que pour l'année scolaire 2009-2010.

• Pour terminer l'année scolaire 2008-2009 :
  • Bilan 5 : 11 décembre 2009
  • Bilan 6 : 2 avril 2010
• Pour l'année scolaire 2009-2010 :
  • Bilan 1 : 27 novembre 2009
  • Bilan 2 : 29 janvier 2010
  • Bilan 3 : 16 avril 2010
  • Bilan 4 : 3 septembre 2010
  • Bilan 5 : 10 décembre 2010
  • Bilan 6 : 1^er avril 2011

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué adressé aux gestionnaires du contrôle de l'effectif scolaire des commissions scolaires (, 43 Ko) concernant les élèves jeunes en dépassement de l'âge maximal et avisant qu'une intervention est requise, d'ici le 17 mars prochain, sur chacune des requêtes qui ont été émises afin que la DOFR puisse reconnaître ces déclarations aux fins de financement.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé sur son site Internet, pour les secteurs des jeunes et des adultes en formation générale et pour la formation professionnelle, le bilan 2 du système Charlemagne ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement pour l'année scolaire 2009-2010. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la démarche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires (, 44 Ko)
• Établissements d'enseignement privés en formation générale (, 47 Ko)
• Établissements d'enseignement privés agréés en formation professionnelle (, 41 Ko)

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet, le bilan 5 du système Charlemagne pour l'année scolaire 2008-2009 ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressés aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la démarche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet, le bilan 1 du système Charlemagne pour l'année scolaire 2009-2010 pour le secteur des jeunes en formation générale ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la démarche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires (, 59 Ko)
• Établissements d'enseignement privés agréés (, 82 Ko)

Les 20, 25 et 26 novembre dernier se déroulaient à Québec, Drummondville et Laval des rencontres d'information, en rapport avec le système Charlemagne, présentées aux responsables de l'effectif scolaire en formation professionnelle des commissions scolaires par des représentants de la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR), de la Direction de la gestion des systèmes de collecte (DGSC) et de la Direction de la sanction des études (DSE). Vous trouverez les documents qui ont été présentés lors de ces rencontres en cliquant sur les liens suivants :

• Présentation de la DGSC - Première partie (, 1,02 Mo)
• Présentation de la DSE - Deuxième partie (, 539 Ko)
• Présentation de la DOFR - Troisième partie (, 1,79 Mo)

Le Guide d'accompagnement pour l'analyse des conditions d'admission en formation professionnelle est maintenant accessible sur le site Internet du ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport. Vous pouvez consulter ce document à l'adresse suivante :

• http://www.inforoutefpt.org/documents/GuideAccompCondAdm.pdf

Les 22, 23 et 27 octobre dernier se déroulaient à Montréal, Laval et Québec des rencontres d'information, en rapport avec le système Charlemagne, présentées aux responsables de l'effectif scolaire en formation générale des jeunes des établissements d'enseignement privés par des représentants de la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) et de la Direction de la gestion des systèmes de collecte (DGSC). Vous trouverez les documents qui ont été présentés lors de ces rencontres en cliquant sur les liens suivants :

• Présentation de la DOFR - Première partie (, 3,28 Mo)
• Présentation de la DGSC - Deuxième partie (, 770 Ko)

Tel que mentionné au Plan d'amélioration du système Charlemagne, de nouvelles valeurs seront disponibles en formation professionnelle (autres mesures) pour tenir compte du temps partiel, de la concomitance et des petits groupes.

Même si ces nouvelles valeurs ne sont pas disponibles actuellement, toute déclaration en formation professionnelle doit être effectuée afin de ne pas léser l'élève qui terminerait sa formation avant la mise en place des nouvelles valeurs.

Les élèves à temps partiel doivent avoir une déclaration pour le programme suivi avec une source de financement « Enveloppe dédiée » (02) et une condition d'admission autre que « Respect système » (01).

Une fois les valeurs disponibles au système, la correction des déclarations rétablira la situation.

Lors de la mise en oeuvre des nouvelles valeurs, nous vous informerons sur les codes à utiliser pour corriger les déclarations.

Veuillez prendre connaissance de ce document transmis aux organismes scolaires qui présente les améliorations qui seront apportées au système Charlemagne dans les prochains mois.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué concernant le contrôle des élèves en situation de dépassement de plus de 900 heures dans plus d'un secteur de formation pour l'année scolaire 2008-2009. Vous pouvez prendre connaissance de ces communiqués adressés aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les interventions requises d'ici le 13 novembre 2009.

• Communiqué concernant la formation générale des jeunes (FGJ)
• Communiqué concernant la formation générale des adultes (FGA) et la formation professionnelle (FP)

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a émis un communiqué concernant le dépôt, sur son site Internet, de la liste d'élèves en transfert privé-public pour l'année scolaire 2008-2009. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux directrices et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés agréés afin de connaître la démarche à suivre pour consulter cette liste.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a émis un communiqué concernant le dépôt de listes d'élèves, sur son site Internet, à la suite de l'émission d'allocations et d'ajustements non récurrents pour l'année scolaire 2008-2009. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la démarche à suivre pour consulter ces listes.

Durant la période de collecte des données du 30 septembre, il arrive que le programme de stage de l'élève ne soit pas toujours confirmé par l'organisme qui va recevoir cet élève. Dans ce cas, le Ministère suggère d'envoyer le code de programme probable dans la déclaration de type « financement », quitte à le changer par la suite à l'aide d'une déclaration de type « fréquentation », s'il y a lieu. Ceci permettra d'avoir le bon code de programme dans le contexte d'une cohérence entre la déclaration et une future demande d'émission de certificat ministériel de sanction en formation à un métier semi-spécialisé de la part de l'organisme scolaire. Cette solution vous évitera de patienter jusqu'à la fin du mois de novembre pour transmettre ou modifier le bon code de programme.

La Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) et la Direction de la gestion des systèmes de collecte (DGSC) tiendront des rencontres annuelles d'information à l'intention des responsables de l'effectif scolaire en formation professionnelle à l'intérieur des commissions scolaires. Vous pouvez consulter ce communiqué transmis aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les informations relatives à ces rencontres (dates, emplacements, ordre du jour, etc.).

Vous devrez remplir ce formulaire d'inscription et y suivre les indications afin de confirmer votre présence à ces rencontres d'ici mercredi le 18 novembre.

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet, les nouveaux bilans 4 ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires du contrôle de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la démarche à suivre pour consulter ces productions.

Les 16 et 18 septembre dernier se déroulaient à Laval et Québec des rencontres d'information en rapport avec le système Charlemagne. Lors de ces rencontres, des représentants de la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) et de la Direction de la gestion des systèmes de collecte (DGSC) ont présenté, aux responsables de l'effectif scolaire en formation générale des jeunes des commissions scolaires, un atelier qui avait comme objectif de :

• donner de l'information sur l'application des nouvelles règles budgétaires pour l'année scolaire 2009-2010;
• faire la présentation des améliorations apportées au système Charlemagne;
• répondre aux questions des intervenants présents à ces rencontres.

Vous trouverez les documents qui ont été présentés lors de ces rencontres en cliquant sur les liens suivants :

• Présentation de la DOFR - Avant-midi ( , 606 Ko).
• Présentation de la DGSC - Après-midi (première partie) ( , 369 Ko).
• Présentation de la DGSC - Après-midi (deuxième partie) ( , 740 Ko).

La Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) et la Direction de la gestion des systèmes de collecte (DGSC) tiendront des rencontres annuelles d'information à l'intention des responsables de l'effectif scolaire en formation générale des jeunes à l'intérieur du réseau privé. Vous pouvez consulter ce communiqué transmis aux directrices et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés afin de connaître les informations relatives à ces rencontres (dates, emplacements, ordre du jour, etc.).

Vous devrez remplir ce formulaire d'inscription et y suivre les indications afin de confirmer votre présence à ces rencontres d'ici mercredi matin.

Toute demande de certificat en formation de la part d’un organisme scolaire auprès de la Direction de la sanction des études et menant à l’exercice d’un métier semi-spécialisé doit s’appuyer, pour l’année scolaire concernée, sur une déclaration de type « Financement » ou de type « Fréquentation » pour le programme d’enseignement visé par la demande de certificat.

Dans l’éventualité où le programme d’enseignement visé par la demande de certificat n’est pas celui fourni dans la déclaration de type « Financement » ou de type « Fréquentation », l’organisme scolaire doit fermer la déclaration concernée par une date de fin de fréquentation et un motif de fin de fréquentation et créer par la suite une nouvelle déclaration avec une nouvelle date de début de fréquentation (le lendemain de la journée de fin de fréquentation) et le code du programme d’enseignement visé par la demande de certificat.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué concernant la production d'un nouveau bilan 4 du système Charlemagne pour l'année scolaire 2008-2009. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires du contrôle de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les interventions requises d’ici le 14 septembre prochain.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés agréés
• Établissements d'enseignement privés non agréés

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé, sur son site Internet, les bilans 4 ainsi qu'un rapport des élèves non reconnus au financement. Vous pouvez prendre connaissance de ces différents communiqués adressés aux organismes scolaires afin de connaître la démarche à suivre pour consulter ces productions.

• Commissions scolaires
• Établissements d'enseignement privés agréés
• Établissements d'enseignement privés non agréés

Veuillez noter que la Direction générale du financement et de l'équipement (DGFE) a déposé les bilans 6 pour l'année scolaire 2007-2008. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître la démarche à suivre pour consulter ces productions.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué concernant la date d'échéance de transmission massive de l'effectif scolaire adulte en formation générale et de l'effectif en formation professionnelle pour l'année scolaire 2008-2009. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les interventions requises d’ici le 14 août prochain.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué concernant l'ajustement pour le transfert d'effectif scolaire après le 30 septembre 2008. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux gestionnaires de l'effectif scolaire des commissions scolaires afin de connaître les interventions requises d’ici le 14 août prochain.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué concernant l'ajustement pour le transfert d'effectif scolaire régulier après le 30 septembre 2008. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux directrices générales et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés agréés afin de connaître les interventions requises d’ici le 14 août prochain.

Veuillez noter que la Direction des opérations financières aux réseaux (DOFR) a émis un communiqué concernant les requêtes non consultées à l'Agenda des tâches de Mercure. Vous pouvez prendre connaissance de ce communiqué adressé aux directrices générales et directeurs généraux des établissements d'enseignement privés non agréés afin de connaître les interventions requises d’ici le 14 août prochain.