Déclarations non transmises à la suite de problèmes avec les codes permanents (3 situations)
Trois types de problème retardent ou ont retardé l'envoi de certaines déclarations. Vous pouvez consulter les indications qui s’appliquent à chacune de ces trois situations en cliquant sur le lien approprié :
- Code permanent non attribué ou attribué tardivement (pièces justificatives difficiles à obtenir et à déposer à Ariane)
Les cas reliés à cette situation touchent les nouveaux élèves venant de l'extérieur du Québec pour lesquels il est complexe d'obtenir, de la part des autorités compétentes, les pièces justificatives demandées par Ariane. On parle généralement des jeunes, mais cela peut aussi toucher les adultes.
Vous avez encore quelques semaines s'il s'agit de cas non déclarés en 2007-2008, le dernier bilan étant en avril prochain. Cependant, si vous êtes dans cette situation, veuillez en informer le Service aux utilisateurs de Charlemagne par courriel. Celui-ci avisera la Direction des opérations financières aux réseaux.
Vous aurez jusqu'en avril 2010 pour régulariser la situation qui touche les jeunes au 30 septembre 2008. Veuillez également signaler le problème par courriel au Service aux utilisateurs de Charlemagne au cours des prochaines semaines. En ce qui concerne ces cas, la Direction des opérations financières aux réseaux pourrait reporter la demande de preuves pour les déclarations en retard, en autant que ces dernières soient transmises sans délai après qu'Ariane vous aura remis le code attendu. Si tel est le cas, pour le contrôle des déclarations en retard, les tâches à l'Agenda devront simplement être complétées par une intervention où vous mentionnerez que le code permanent vient d'être obtenu.
- Code permanent accentué et rejet à Ariane (non-respect de la norme ISO par certaines applications)
Ces cas découlent d'un problème de transmission de données au moment de la « préparation » de la transaction pour envoi au Ministère. Lorsque les nom et prénom de l'élève comportent des accents, l'encodage des codes permanents et des identifiants de celui-ci se fait, mais ne respecte pas la norme ISO. Lorsque votre fournisseur aura réglé le problème et que vous aurez transmis ces dossiers, l'Agenda des tâches déclenchera des requêtes pour ces déclarations en retard (dossiers jeunes).
Vous avez encore quelques semaines s'il s'agit de cas non déclarés en 2007-2008, le dernier bilan étant en avril prochain. Cependant, si vous êtes dans cette situation, veuillez en informer le Service aux utilisateurs de Charlemagne par courriel. Celui-ci avisera la Direction des opérations financières aux réseaux.
Vous aurez jusqu'en avril 2010 pour régulariser la situation qui touche les jeunes au 30 septembre 2008. Veuillez également signaler le problème par courriel au Service aux utilisateurs de Charlemagne au cours des prochaines semaines. En ce qui concerne ces cas, la Direction des opérations financières aux réseaux pourrait reporter la demande de preuves pour les déclarations en retard, en autant que ces dernières aient été transmises sans délai. Si tel est le cas, pour le contrôle des déclarations en retard, les tâches à l'Agenda devront simplement être complétées par une intervention où vous mentionnerez que le problème a été réglé par le fournisseur.
- Code permanent non disponible, car en processus de fusion ou de scission
Les cas reliés à cette situation touchent tous les types d'effectif. Le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport analyse présentement la situation et des actions sont en cours afin de libérer ces dossiers.
Vous avez encore quelques semaines s'il s'agit de cas non déclarés en 2007-2008, le dernier bilan étant en avril prochain. Cependant, si vous êtes dans cette situation, veuillez en informer le Service aux utilisateurs de Charlemagne par courriel. Celui-ci avisera la Direction des opérations financières aux réseaux.
Vous aurez jusqu'en avril 2010 pour régulariser la situation qui touche les jeunes au 30 septembre 2008. Veuillez également signaler le problème par courriel au Service aux utilisateurs de Charlemagne au cours des prochaines semaines. En ce qui concerne ces cas, la Direction des opérations financières aux réseaux pourrait reporter la demande de preuves pour les déclarations en retard, en autant que ces dernières aient été transmises sans délai. Si tel est le cas, pour le contrôle des déclarations en retard, les tâches à l'Agenda devront simplement être complétées par une intervention où vous mentionnerez que le problème a été réglé par le fournisseur.
Note : Dans les trois cas, les situations 2007-2008 sont les plus urgentes à régler. Pour la déclaration de financement au 30 septembre 2008, il est possible d’obtenir un allégement concernant le contrôle des déclarations en retard en autant que celles-ci arrivent rapidement une fois le problème réglé.
